Chaque enveloppe DocuSign constitue un dossier complet, incluant les documents signés, les preuves de signature et les métadonnées associées.
De la signature électronique à l’archivage probatoire
De la signature électronique à l’archivage probatoire : une chaîne de confiance automatisée avec DocuSign et Xelians Data Hub
La signature électronique s’impose comme un levier clé de digitalisation des parcours contractuels, notamment dans les secteurs fortement réglementés.
Mais au-delà de la signature, la question de la conservation probatoire des documents signés reste centrale pour garantir leur valeur juridique dans le temps.
Ce cas d’usage présente comment un établissement bancaire spécialisé dans le financement et la gestion de patrimoine, automatise l’archivage probatoire de ses documents signés via DocuSign, grâce à Xelians Data Hub et Xelians Archives Management.
Digitaliser la signature tout en garantissant la conformité documentaire
Dans le cadre de ses activités de financement et d’assurance emprunteur, cet établissement bancaire s’appuie sur la plateforme DocuSign pour gérer des processus de signature impliquant plusieurs parties, en interne comme via des prestataires externes.
L’enjeu ne se limite pas à la dématérialisation des signatures, mais consiste à garantir, après signature, l’intégrité, la traçabilité et la valeur probatoire des documents produits.
| L’objectif | |
|---|---|
| Centraliser et fiabiliser la gestion des flux documentaires au sein d’un système d’archivage unique, sans intervention manuelle ni rupture de la chaîne de confiance. | |
Xelians Data Hub au cœur de la chaîne documentaire
Pour répondre à ces enjeux, une intégration complète est mise en place entre DocuSign, Xelians Data Hub et Xelians Archives Management. Xelians Data Hub joue un rôle central d’orchestrateur de flux documentaires (ETL).
Il automatise la récupération :
- Des documents signés,
- Des fichiers de preuve générés par DocuSign,
- Des métadonnées associées au processus de signature.
Ces éléments sont ensuite structurés et mappés selon les règles d’archivage définies, avant d’être versés automatiquement dans Xelians Archives Management, garantissant une conservation probatoire conforme, intègre et traçable.
L’ensemble du processus est automatisé, sans modification des usages métiers existants.
Deux périmètres documentaires distincts
NAP – Assurance de prêt
DRC – Dossier réglementaire client
Des documents réglementaires intégrés selon des règles métiers spécifiques pour leur archivage probatoire.
Cette approche permet de gérer des flux documentaires distincts tout en s’appuyant sur un socle technique commun.
Des gains opérationnels et réglementaires mesurables
La mise en œuvre de cette intégration apporte des bénéfices concrets pour les équipes métiers et conformité :
Intégrité
Chaîne de confiance continue, de la signature électronique à l’archivage probatoire
Automatisation
Automatisation complète des versements et de l’exploitation des métadonnées
Sécurité
Traçabilité et auditabilité garanties à tout moment
Gain de temps
Réduction des délais de traitement et fiabilisation des échanges documentaires
Efficacité
Préservation des processus métiers existants, sans surcharge opérationnelle
Depuis sa mise en production, ce dispositif a permis l’archivage de plusieurs milliers de dossiers.
Une chaîne de confiance pérenne, de la signature à la conservation
Ce cas d’usage illustre la capacité de Xelians Data Hub à s’interfacer efficacement avec les plateformes de signature électronique pour automatiser l’archivage probatoire des documents à forte valeur juridique.
En assurant le lien entre DocuSign et un système d’archivage électronique conforme, Xelians Data Hub permet de sécuriser durablement les parcours documentaires, tout en répondant aux exigences de conformité, de traçabilité et d’efficacité opérationnelle.
Pour aller plus loin
Post - Archivage électronique - ETL
