Archivage physique et stockage sécurisé des archives

Archivage de documents : libérez de l’espace dans vos locaux et sécurisez vos archives et documents sensibles

Vos archives occupent de l’espace et leur gestion mobilise vos équipes. Elles doivent pourtant rester protégées, accessibles et conservées pendant toute leur durée d’utilité administrative (DUA).

Externaliser la gestion des archives avec un prestataire d’archivage permet de sécuriser vos documents, de simplifier leur consultation et de mieux maîtriser vos coûts.

Xelians prend en charge vos archives physiques sur l’ensemble de leur cycle de vie, de leur collecte jusqu’à leur destruction sécurisée. Chaque unité est identifiée, localisée et tracée dans un outil de gestion dédié.

Qu’est-ce qu’une archive physique ? Comprendre l’archivage documentaire

Les archives physiques désignent l’ensemble des documents produits ou reçus par une organisation, quel que soit leur support matériel (papier, CD, bandes magnétiques, disques durs).

Elles incluent les archives papier à conserver selon une durée légale précise, qu’elles soient intermédiaires ou définitives.

Pour répondre aux enjeux de conservation sécurisée et de traçabilité documentaire, l’externalisation de l’archivage dans un centre certifié NF Z40-350 garantit un stockage adapté, un accès rapide aux documents et, en fin de cycle, leur destruction certifiée.

Stockage d’archives et archivage physique : quelle différence ?

Stocker vos archives, c’est simplement leur trouver de la place : un local, des cartons, des étagères.

Archiver physiquement va plus loin. Chaque unité est identifiée, localisée et suivie pendant toute sa durée d’utilité administrative (DUA). Son accès est tracé, sa destruction déclenchée au bon moment.

Résultat : un système fiable et opposable en cas de contrôle ou de contentieux.

Vous cherchez une solution de stockage d’archives ? C’est cette rigueur d’archivage physique qu’il vous faut. C’est ce que Xelians met en œuvre sur l’ensemble de vos fonds documentaires.

Fin de durée de conservation des documents en entreprise : optez pour une destruction d’archives sécurisée

Les archives du secteur privé peuvent être détruites à l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA) uniquement sur ordre écrit du client. Les archives publiques ne peuvent être éliminées sans visa préalable (article L 212-2 du code du patrimoine).

Les archives à détruire sont identifiées à partir de l’inventaire, puis contrôlées par scan des codes-barres avant leur sortie.

Selon le niveau de confidentialité requis, Xelians propose deux types de destruction :

• Destruction conventionnelle : la destruction est effectuée par broyage sur site sécurisé, effectuée par un personnel qualifié soumis au secret professionnel.
• Destruction confidentielle : à votre demande, un service de destruction confidentielle sous haute surveillance peut être mis en place.

Que la destruction soit sécurisée ou confidentielle, la traçabilité est maintenue jusqu’à la clôture de l’opération, avec mise à jour dans l’outil de gestion et remise d’un certificat de destruction.

Les fibres papier sont ensuite orientées vers une filière de recyclage.

Transformez vos archives en données exploitables avec la numérisation

Externaliser vos archives sécurise leur conservation. Numériser les documents utiles facilite ensuite leur accès et leur exploitation au quotidien. La numérisation permet d’indexer les documents et d’en extraire les informations utiles pour vos outils métiers.  

Avec 8 sites de numérisation hautement sécurisés et des expertises couvrant toute la chaîne documentaire, Xelians vous accompagne dans votre transition numérique du papier jusqu’à l’archivage électronique.  

Selon vos besoins, vos documents numérisés peuvent être intégrés à vos outils métiers ou conservés dans le logiciel d’archivage électronique X-AM, certifié NF Z42-013.