- Réduction des délais de traitement des actes et dossiers
- Accès rapide et centralisé aux documents
- Allègement des tâches administratives répétitives
- Optimisation du temps passé sur les recherches documentaires
Numérisation et archivage des documents pour les notaires
Capitalisez sur votre fonds documentaire
Tout savoir sur le secteur
Simplifiez la gestion de vos archives notariales
Un notaire rédige en moyenne 500 actes par an, générant des milliers de documents papier et numériques à trier, indexer et conserver. Cette masse documentaire, dispersée entre répertoires, minutiers, annexes et plans de copropriété, ralentit la rédaction des actes et complique leur recherche au quotidien.
L’archivage notaire proposé par Xelians numérise, structure et sécurise ce patrimoine pour que l’étude retrouve un acte en quelques secondes, dans le respect de la charte de qualité des instances notariales.
Depuis plus de 20 ans, Xelians accompagne les études notariales dans la gestion de leurs documents, de la numérisation et de la reliure des actes anciens jusqu’à l’archivage physique et électronique.
Une offre complète pour la gestion documentaire de votre office notarial
| Prestation | Besoin adressé | Preuve clé |
| Numérisation & indexation intelligente | Retrouver rapidement un acte dans une masse documentaire papier et numérique | Indexation assistée par IA, intégration au SI métier |
| X-Act | Interroger l’ensemble des actes en langage naturel et réutiliser les données à la rédaction | Connexion API, hébergement en France |
| Reliure réglementaire | Remettre en ordre et conserver durablement les répertoires | Tri, nettoyage, reliure textile ou cuir conformes aux normes |
| Archivage électronique | Protéger vos archives numériques avec Xelians Archives Management, notre solution d’archivage certifiée qui garantit traçabilité, intégrité et accessibilité. | NF 461 / NF Z42-013, ISO 27001 |
| Archivage physique | Sécuriser et tracer les archives sur leur durée de conservation légale | Tous nos sites sont certifiés NF 342 selon la norme NF Z40-350 |
| Numérisation des plans de copropriété | Consulter des plans volumineux sans sortir les originaux de l’étude | Scanner transportable jusqu’au format A0, sur site |
Echanger avec un expert Xelians
Xelians vous accompagne
Numérisation, indexation et archivage de vos actes
Numérisez vos actes notariés et minutiers sans interrompre l’activité de l’étude
Nous numérisons vos actes, minutiers et annexes directement dans votre étude, avec notre propre matériel : vos originaux ne quittent pas les lieux et votre activité n’est pas interrompue.
Nous intégrons ensuite les documents numérisés dans votre système d’information métier. L’IA indexe chaque acte avec des métadonnées et vous propose des suggestions contextuelles pour accélérer vos recherches documentaires.
Cette prestation couvre vos actes, minutiers et annexes, quel que soit leur état de conservation. Vous pouvez ensuite exploiter ces documents via X-Act, ou les confier à nos sites d’archivage physique et électronique.
Exploitez vos actes grâce la recherche documentaire avancée et l’IA dans X-Act
X-Act centralise vos actes, annexes et répertoires numérisés dans un espace unique. Vous interrogez vos documents en langage naturel.
Vous retrouvez l’acte pertinent en quelques secondes et réutilisez vos données existantes pour accélérer la rédaction de nouveaux actes.
Connecté à vos outils métier via API et hébergé en France, X-Act combine souveraineté des données et simplicité d’usage.
Reliez vos répertoires selon les normes en vigueur
Nous remettons en ordre et relions vos répertoires et minutiers conformément aux normes applicables aux études notariales.
Nous assurons le tri, le nettoyage, l’étiquetage puis la reliure textile ou cuir de vos documents, pour une conservation durable et conforme dans la durée.
Conservez vos actes papier et électroniques en toute conformité
Nous conservons vos documents papier dans l’un de nos 29 sites de conservation sécurisés en France, dimensionnés pour répondre aux exigences notariales.
Pour vos archives numériques, Xelians Archives Management (X-AM) assure une conservation sécurisée, traçable et pérenne. Notre système d’archivage électronique est conforme à la norme NF Z42-013 et certifié NF 461.
Cette double conservation, physique et électronique, garantit la traçabilité et l’intégrité de vos archives notariales sur toute leur durée de conservation légale.
Numérisez les plans de copropriété sans sortir les originaux de l’étude
Volumineux, parfois anciens et fragiles, les plans annexés aux règlements de copropriété (RCP) sont difficiles à manipuler au quotidien. Leur consultation et leur transmission restent pourtant fréquentes au sein de l’étude.
Nous numérisons ces plans, jusqu’au format A0, directement dans vos locaux grâce à un scanner grand format transportable, sans sortie des originaux.
Un accompagnement des notaires éprouvé depuis 20 ans
La gestion des documents d’un office exige confidentialité, sécurité, traçabilité et connaissance des contraintes propres aux archives notariales.
Xelians accompagne les études notariales depuis plus de 20 ans et propose une approche couvrant toute la chaîne documentaire : numérisation → indexation → recherche documentaire → archivage physique → archivage électronique → reliure.
Cette approche globale vous évite de multiplier les prestataires et facilite la mise en place d’une politique documentaire cohérente à l’échelle de votre office.
Les bénéfices de notre solution
Gain de temps & d’efficacité
Sécurité & traçabilité
- Conservation physique et numérique sécurisée
- Garantie d’intégrité et de traçabilité des documents sensibles
- Réduction des risques de perte, de détérioration ou d’accès non autorisé
- Espaces d’archivage sécurisés et certifiés
Maîtrise des coûts & de l’espace
- Externalisation des archives pour libérer de l’espace
- Diminution des coûts liés au stockage, à la gestion des documents
- Meilleure organisation des flux documentaires
Xelians Notariat en chiffres
13M
Documents générés
530M
Pages numérisées
6,4M
Fiches clients numérisées
95 000
Minutiers reliés, soit plus de 7km de documents
Vos questions sur la numérisation et la conservation des documents notariaux
Quel est le délai de mise en œuvre d’un projet de numérisation ou d’archivage notarial ?
Le délai dépend du volume de documents à traiter, du nombre de sites concernés et de la nature des supports (actes papier, plans, archives numériques). Un diagnostic initial avec un expert Xelians permet d’établir un calendrier précis adapté à l’étude.
La confidentialité des actes et des plans est-elle garantie pendant la numérisation ?
La numérisation s’effectue directement sur site, sans sortie des originaux de l’étude y compris pour les plans de copropriété grâce à un scanner transportable. Les données sont hébergées à 100 % en France, sur des infrastructures certifiées ISO 27001.
Les documents numérisés ont-ils une valeur probante ?
La numérisation fidèle certifiée NF 544 / NF Z42-026, associée à la conservation dans un système d’archivage électronique certifié NF 461 / NF Z42-013, permet de conserver la valeur probante des documents, c’est-à-dire leur capacité à faire foi en cas de contrôle ou de litige.
X-Act s’intègre-t-il aux outils métier déjà utilisés par l’étude ?
X-Act se connecte au système d’information métier de l’étude via API et reste hébergé en France, ce qui permet de réutiliser les données existantes sans rupture des outils en place.
Quel est le tarif d’une prestation d’archivage ou de numérisation pour une étude ?
Le tarif dépend du volume documentaire, du nombre de sites et de la nature des supports à traiter. Un devis personnalisé est établi après un diagnostic initial réalisé avec un expert Xelians.
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