Rappelez-nous
Vous êtes garage, concessionnaire, loueur, mandataire, négociant automobile, expert, centre VHU ou professionnel habilité au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) ? La conservation de vos dossiers d’immatriculation change en profondeur.
L’arrêté du 1er juillet 2025 impose désormais à tous les professionnels habilités SIV de conserver leurs dossiers et pièces justificatives dans un coffre-fort numérique répondant à des exigences de sécurité, d’intégrité et de traçabilité.
La norme NF Z42-020, référence française pour les coffres-forts numériques à valeur probante, encadre ces exigences : horodatage qualifié, scellement électronique, journal de preuves et conservation garantie.
Les pièces justificatives associées aux dossiers SIV doivent être archivées dans des conditions garantissant leur sécurité, leur intégrité, leur disponibilité et leur traçabilité. Pour répondre à ces exigences, le coffre-fort numérique devient la solution de référence pour conserver les dossiers d’immatriculation dans un environnement fiable et contrôlable.
Avec son coffre-fort numérique conforme NF Z42-020, Xelians accompagne les professionnels habilités SIV dans la mise en conformité de leur archivage documentaire, tout en simplifiant la gestion quotidienne des dossiers.
Pour les dossiers SIV, cette différence est essentielle : il ne s’agit pas uniquement de gagner de la place ou de supprimer le papier, mais de prouver que les documents ont été conservés dans des conditions fiables.
L’obligation s’applique à l’ensemble des profils d’habilitation délivrés par le ministère de l’Intérieur pour la télétransmission SIV, notamment :
Pour ces organisations, l’enjeu est double : conserver l’habilitation SIV et garantir une gestion documentaire fiable, simple et opposable en cas de contrôle.
Un dossier SIV ne doit pas seulement être stocké : il doit être conservé dans un environnement garantissant sa valeur probante dans le temps.
Un serveur de fichiers, un espace partagé ou une GED classique peuvent faciliter le classement et le partage des documents, mais ils ne répondent à aucun des critères de la norme NF Z42-020 :
Le coffre-fort numérique apporte un niveau de garantie supérieur pour les documents sensibles :
Pour les dossiers SIV, cette différence est décisive : il ne s’agit pas uniquement de gagner de la place ou de supprimer le papier, mais de prouver que les documents ont été conservés dans des conditions fiables.
Xelians Coffre-fort SIV est un coffre-fort numérique conforme NF Z42-020, conçue pour répondre aux besoins des professionnels habilités SIV : conserver, sécuriser, rechercher et restituer les pièces justificatives liées aux opérations d’immatriculation.
Chaque démarche (première immatriculation, cession, changement de titulaire etc.) est associée à une liste de pièces attendues, proposée automatiquement à la création du dossier. Le dépôt s’effectue par glisser-déposer ou sélection de fichiers, directement depuis l’interface.
Une fois les pièces déposées, un récépissé de dépôt est délivré, avec numéro d’archivage et horodatage, attestant que le dossier a bien été pris en compte et renforçant la traçabilité de l’opération.
Xelians Coffre-fort SIV s’adapte aux différents niveaux de maturité : structure mono-site, réseau de concessions, groupe automobile, organisation multi-utilisateurs ou besoin d’intégration avec des outils existants.
Vos pièces justificatives sont regroupées dans un environnement unique, structuré et sécurisé. Vous évitez la dispersion des documents entre plusieurs outils, postes, serveurs ou dossiers partagés.
Chaque dossier archivé bénéficie d’un scellement électronique et d’un horodatage qualifié, conformes NF Z42-020, permettant de tracer les opérations réalisées et de préserver la fiabilité des documents dans le temps. Les documents sont restituables instantanément aux autorités.
Grâce à une organisation documentaire claire et à une indexation adaptée, vos équipes peuvent retrouver rapidement un dossier SIV ou une pièce justificative en cas de demande client, de contrôle ou de besoin interne.
À la mise en service de Xelians Coffre-fort SIV, une attestation de conformité NF Z42-020 est remise.
C’est ce document, et non la seule conformité technique, que votre préfecture attend pour valider votre avenant à la convention d’habilitation SIV.
En cas de demande ou de contrôle, une attestation de conformité et les dossiers sont mis à disposition dans des conditions sécurisées, avec traçabilité des consultations et des accès, y compris pour un accès à distance des services du ministère de l’Intérieur si requis.
Vos documents sont conservés dans un environnement d’hébergement sécurisé, opéré en France, avec des garanties de disponibilité, de confidentialité et de maîtrise des données.
Idéal pour un usage indépendant, mono-site
24,90 € 22,40 € HT / mois
Facturation mensuelle Facturation annuelle — 268,80 € HT / an
Jusqu’à 25 Go
Idéal pour les réseaux, groupes et structures multi-sites
39,90 € 29,90 € HT / mois
Facturation mensuelle Facturation annuelle — 358,80 € HT / an
Jusqu’à 50 Go
Réseau de concessions, groupe automobile ou besoin sur mesure ? Contactez notre équipe commerciale.
Vous disposez d’un dispositif d’archivage numérique adapté aux exigences de conservation des dossiers SIV.
Les pièces justificatives sont protégées contre la perte, l’accès non autorisé, la modification non maîtrisée ou la dispersion documentaire.
Vos équipes disposent d’un espace clair pour déposer, classer, rechercher et restituer les dossiers.
Les actions réalisées sur les documents sont historisées afin de conserver une piste d’audit fiable.
Le modèle de service permet d’adapter la solution aux volumes documentaires et aux besoins réels de votre organisation.
Oui, et cette obligation est effective depuis le 1er août 2026. L’arrêté du 1er juillet 2025 impose aux professionnels habilités au SIV de conserver leurs dossiers et pièces justificatives dans un coffre-fort numérique conforme NF Z42-020, garantissant sécurité, intégrité et traçabilité.
Les professionnels déjà habilités avant le 1er août 2025 devaient signer un avenant et justifier de cette conformité avant cette date.
Le risque est immédiat : sans coffre-fort numérique conforme NF Z42-020 et sans avenant signé, l’habilitation SIV peut être suspendue de plein droit par le préfet.
Il n’y a pas d’effet rétroactif qui vous protégerait : la régularisation doit être engagée sans délai pour limiter la période d’exposition. Xelians peut activer un dispositif rapidement pour sécuriser votre situation.
Les dossiers liés aux opérations d’immatriculation doivent être conservés pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la demande d’immatriculation.
Les documents à conserver peuvent inclure les pièces justificatives liées à l’opération d’immatriculation : mandat, justificatif d’identité, justificatif de domicile, certificat de cession, documents liés au véhicule, récépissés ou tout autre document requis selon la démarche réalisée.
Non. Une GED, un espace partagé ou un stockage cloud grand public (Google Drive, OneDrive, Dropbox) permettent de classer et partager des documents, mais ne répondent à aucun critère de la norme NF Z42-020 : pas d’horodatage qualifié, pas de scellement, pas de valeur probante.
Seul un coffre-fort numérique conforme satisfait à l’obligation réglementaire.
La norme NF Z42-020 définit les exigences applicables aux coffres-forts numériques à valeur probante : horodatage qualifié, scellement électronique, journal de preuves, intégrité et conservation des documents dans le temps. C’est la référence utilisée pour l’archivage des dossiers SIV.
Les accès sont définis selon les droits attribués aux utilisateurs. En cas de contrôle, les autorités compétentes peuvent être amenées à consulter les dossiers dans un cadre sécurisé et traçable.
Le tarif dépend du volume de dossiers, du niveau d’accompagnement et du niveau d’intégration souhaité avec vos outils existants.
Xelians propose un accompagnement sur mesure : contactez nos équipes pour un devis adapté à votre organisation.
