Identifier où se trouvent les documents numériques (espaces de stockage ou environnements collaboratifs), leurs volumes et leurs usages.
Gérez et valorisez vos fonds documentaires (Records Management)
Vrac numérique
Structurer, maîtriser et gouverner vos documents électroniques
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Traiter le vrac numérique : reprendre le contrôle, réduire les risques
Fichiers bureautiques, documents métiers et contenus Teams/SharePoint et autres espaces collaboratifs : les entreprises accumulent au fil du temps des volumes importants de documents numériques, souvent conservés sans règles de gestion clairement définies.
Résultat : un vrac numérique qui coûte cher aux organisations et expose à des risques de non-conformité réglementaire. Données personnelles non maîtrisées (RGPD), durées de conservation non respectées, difficultés à produire les bons justificatifs en cas de contrôle ou de contentieux, informations introuvables, doublons et stockage qui explose.
Autrement dit : un risque juridique et opérationnel, et une perte de temps quotidienne pour les équipes.
En 2025, le traitement du vrac numérique s’inscrit pleinement dans les démarches de gouvernance de l’information : 78 % des organisations déclarent avoir des projets en cours ou prévus, selon Archimag, avec une préférence croissante pour des approches pragmatiques et progressives.
Demandez un diagnostic vrac numérique
Les impacts concrets du vrac numérique
Le vrac numérique se caractérise par la dispersion des fichiers, la présence de doublons, de versions concurrentes et la conservation de documents sans règles partagées.
À la clé : des conséquences opérationnelles et réglementaires significatives
- Difficulté à identifier la version de référence, fragilisant certaines décisions ou positions juridiques ;
- Non-application des durées de conservation, entraînant sur-conservation et exposition au RGPD ;
- Dégradation de la traçabilité et complexité accrue en cas d’audit ;
- Augmentation des volumes stockés et des coûts associés (stockage, sauvegarde, sécurisation) ;
- Perte d’efficacité des équipes, liée à la recherche d’information et à la gestion de versions multiples.
Traiter le vrac numérique, c’est qualifier, appliquer des règles de conservation, et supprimer de manière maîtrisée ce qui n’a pas vocation à être conservé, avec une démarche progressive, sur un périmètre pilote.
Xelians vous accompagne
Notre approche du vrac numérique
Chez Xelians, nous traitons le vrac numérique avec une approche pragmatique, adaptée à votre niveau de maturité et à l’ampleur du vrac constaté.
Selon le besoin, nous intervenons avec nos experts en gestion documentaire et, lorsque c’est pertinent, nous mobilisons des solutions partenaires pour accélérer les résultats.
Le processus
Cartographier les contenus
Cartographier les contenus
Définir les règles de tri et de conservation
Définir les règles de tri et de conservation
Établir les règles métiers et réglementaires pour trier, conserver ou éliminer les contenus tout en tenant compte du RGPD et des durées de conservation.
Trier, structurer et qualifier les documents
Trier, structurer et qualifier les documents
Appliquer les règles avec des outils adaptés : dédoublonnage, suppression raisonnée, classement/qualification, sécurisation des contenus sensibles.
Préparer la gouvernance documentaire
Préparer la gouvernance documentaire
Mettre en place des pratiques durables (responsabilités, règles d’usage, contrôles) pour éviter que le vrac numérique ne se reconstitue et préparer une gouvernance documentaire plus maîtrisée à long terme.
Cas d’usage : Structurer votre vrac numérique dans Microsoft 365
Dans les environnements Microsoft 365, le vrac numérique se concentre souvent au sein des espaces SharePoint, Teams ou Outlook.
Grâce à l’intégration de SoDoc au sein de Xelians, nous pouvons intervenir directement dans votre écosystème collaboratif pour :
- Structurer les espaces documentaires ;
- Appliquer des règles de gestion et de cycle de vie ;
- Qualifier les contenus via des métadonnées adaptées ;
- Accompagner vos équipes dans l’adoption de pratiques durables.
Cette capacité complète notre approche méthodologique en apportant une réponse opérationnelle adaptée à vos environnements Microsoft 365.
En savoir plus sur notre approcheDécouvrez SoDoc
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