Numérisation fidèle : 5 questions à se poser pour une utilisation réussie
La numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique tant sur la forme que le fond d’un document papier. Il s’agit de la première étape pour obtenir une copie fiable, qui donne une valeur probante aux documents numérisés.
Pour autant mettre en œuvre la numérisation fidèle n’est pas aussi simple qu’il y parait.
Comment garantir la fiabilité de la copie numérique ? Doit-on conserver les documents numérisés à forte valeur juridique ?
Explications de Damien Pirsch, Directeur de projet BPO de Xelians.
Numérisation fidèle : des exigences qui vont bien au-delà du scanner
Produire une copie fidèle est loin de se résumer à l’utilisation d’un scanner « labellisé » pour la numérisation fidèle. La numérisation fidèle est normée depuis mai 2017.
La norme NF Z42-026 spécifie les conditions à remplir pour produire des copies numériques fidèles.
De nombreux prérequis techniques doivent être respectés. A commencer par la chaîne de numérisation qui tient à la fois compte :
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Des outils informatiques |
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Des serveurs |
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De l’accès aux locaux |
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De la maintenance du matériel informatique |
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De la formation des opérateurs |
1. La numérisation fidèle doit-elle être centralisée ou décentralisée ?
Le choix entre numérisation centralisée et numérisation décentralisée repose en premier lieu sur un critère économique, à savoir :
- Numériser dans les locaux de l’entreprise
- Numériser par le biais des infrastructures de l’opérateur.
Ce choix est conditionné par la nature des documents à numériser. Il peut s’agir d’un stock d’archives papiers (des documents inventoriés) ou bien de flux comme du courrier entrant (des documents non inventoriés).
Par exemple, les projets de numérisation de stock sont souvent très coûteux. Ils peuvent facilement atteindre 90% du budget global prévu par l’entreprise. Il est alors pertinent de numériser uniquement ce qui est demandé en consultation, donc au fur et à mesure des demandes.
Discutons de votre projet de numérisation fidèle
2. Quelles conditions techniques de la fiabilité doivent-être établies avec l’opérateur ?
La norme NF Z42-026 décrit très précisément les exigences pour mettre en œuvre une chaîne de numérisation fiable. Les conditions techniques de la fiabilité s’établissent en 4 grandes étapes pour la numérisation de documents :
Qualification de la chaine de numérisation
L’opérateur :
✔️ Définit le seuil de dégradation de la fidélité de la copie
✔️ Constitue des lots de test via des mires de calibrage
✔️ Soumet des documents difficile à numériser (texte en petits caractères, document avec des photos etc.) aux paramètres de la chaine de numérisation (résolution, colorimétrie etc.)
Convention de numérisation
Signé par l’opérateur et le donneur d’ordre, ce document :
✔️ Encadre le processus complet de numérisation fidèle
✔️ Formalise les caractéristiques de la prestation et définit les responsabilités
✔️ Explique le processus mis en oeuvre, le profil de numérisation retenu, les logiques de contrôle et de traçabilité
✔️ Permet aussi une expertise en cas de contestation de la fidélité
Qualification des documents à numériser
Le donneur d’ordre :
✔️ Adresse à l’opérateur un lot de qualification (échantillon de documents) à à numériser
✔️ Procède à un contrôle visuel, page par page, entre les originaux papier et les copies numériques fidèles du lot de qualification
✔️ Vérifie la lisibilité et valide qu’il dispose bien d’une copie fidèle sur le fond comme sur la forme
✔️ Etabli un procès-verbal de conformité pour permettre de lancer la production, une fois la conformité statuée
Production des livrables
L’opérateur :
✔️ Appose sur chaque document numérisé, une empreinte numérique associée à un horodatage pour sceller la production
✔️ Fournit une attestation de numérisation au donneur d’ordre avec la liste des livrables et les journaux de traitement
3. Détruit-on toutes les archives après avoir procédé à leur numérisation fidèle ?
Le cadre normatif de la numérisation fidèle a ouvert la voie à la destruction des originaux papier. Bien qu’il s’agisse d’une opportunité pour réduire les volumes d’archivage physique, détruire toutes ses archives est déconseillé. Celles-ci n’ont pas toutes la même valeur. Tout dépend de la nature du document et de son caractère d’importance. Dans les faits, les entreprises préfèrent même avoir une double sauvegarde de certains documents engageants.
Papier et numérique : deux supports complémentaires
Une double sauvegarde aux formats papier et dématérialisé est loin d’être disproportionnée.
Le coût de conservation d’une feuille de papier est de moins d’un centime d’euro par an. Ainsi, le faible coût de stockage des archives permet de disposer d’une sauvegarde papier.
Celle-ci aura son importance, notamment en cas de cyberattaque entraînant la suppression de tous les documents numériques. Les documents papiers à fort enjeu permettront de rétablir l’activité de l’entreprise.
La copie numérique fidèle offre, quant à elle, un niveau de disponibilité élevé et une facilité d’accès en quelques secondes. Fini les heures passées à rechercher un document dans des boîtes à archives.
En évitant la manipulation des documents papiers, le risque de perte est inexistant. La dématérialisation de documents offre également une sauvegarde de ceux-ci en cas de destruction du papier suite à un sinistre (inondation, incendie…).
| Cas d’usage |
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Par exemple, un fabricant de matériaux a choisi de conserver les originaux papiers à forte valeur juridique (documents RH, dépôts de brevets, certificats, marques…) afin de disposer de l’original papier et d’une copie numérique fidèle (archivée dans un Système d’Archivage Électronique – SAE) présentables en cas de contentieux. Bien que ce fabricant défendait une approche zéro papier, seuls quelques documents de travail sans valeur juridique ont été détruits, soit moins de 30% des fonds documentaires de 100 services différents.
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Les risques juridiques de la destruction
D’un point de vue juridique, une double sauvegarde des documents engageants est recommandée.
Si la copie fiable a la même force probante que l’original, il n’y a toujours pas eu de jurisprudence. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Même si une copie fiable est présentée devant un tribunal, la présentation de son original papier peut toujours être exigée. Les originaux papiers pourront toujours être présentés en cas de contentieux ou lors d’un contrôle.
4. Faut-il procéder à une numérisation difèle des courriers entrants ?
La numérisation fidèle des courriers entrants est un atout pour garantir la durée de conservation des données personnelles imposées par le RGPD.
| Cas d’usage |
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Prenons l’exemple d’une mutuelle de santé qui reçoit 2 000 courriers par jour.
Son courrier entrant est constitué de demande d’adhésion, de remboursement, de changement de RIB, mais aussi de documents liés à sa structure (arrêts maladie, demande de congés des salariés…).
Tous ces courriers sont conservés dans des cartons, toutes typologies de clients confondus et quelle que soit la nature des documents, dont la durée légale de conservation peut varier.
En outre, le RGPD impose une limite de conservation des données personnelles de 36 mois. Pour être conforme au RGPD, il faudrait donc rechercher tous les ans dans des milliers de cartons les pièces à détruire. Des centaines de milliers d’opérations manuelles devraient être réalisées pour supprimer quelques feuilles des cartons.
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La numérisation fidèle des courriers entrants permet de disposer d’une copie fiable des courriers, préservée dans un SAE à vocation probatoire. Il est alors possible de procéder à un classement des copies fiables en fonction :
- De leur typologie
- De les indexer par client
- D’ajouter un tag de destruction
La suppression des courriers numérisés est ensuite effectuée automatiquement une fois le délai de conservation atteint. Il est ainsi possible de conserver uniquement des copies fiables avec un objectif de destruction à court terme.
En outre, la dématérialisation des courriers entrants s’est accélérée pour répondre aux besoins du télétravail. Une fois numérisés, les courriers entrants sont transmis rapidement aux collaborateurs où qu’ils se trouvent. Leur numérisation par unprestataire permet aussi d’uniformiser les flux d’entrées dans le Système d’Information.
L’entreprise accède en un point unique à l’intégralité de son courrier entrant qu’il soit issu d’une numérisation, d’une boîte email, d’un formulaire de contacts ou d’un dossier réseau.
5. Y-a-t-il des précautions à prendre en matière d’hébergement de copies fiables ?
Les entreprises doivent se montrer vigilantes dans le choix de leur prestataire, y compris pour la numérisation fidèle, afin de pallier les risques d’ingérence économique.
La numérisation fidèle est donc un maillon important au sein d’une stratégie documentaire globale, puisqu’elle définit les conditions à respecter pour une copie numérique fiable. Elle permet de renforcer la fiabilité des copies numérisés devant un juge en cas de manquement.
Avant d’entamer un projet de numérisation fidèle, il est indispensable d’identifier avec un opérateur de numérisation, tel que Xelians, les enjeux et risques liés à chaque typologie de document.
La mise en place d’un dispositif de numérisation fidèle, comme le prévoit la norme NF Z42-026, doublé d’une conservation dans un SAE à vocation probatoire (certifié NF Z42- 013) répond aussi aux exigences du RGPD en termes de destruction des données personnelles. Aujourd’hui, le défi des entreprises est de savoir maîtriser les données qu’elles gèrent, car tout conserver de manière incontrôlée devient périlleux.
