Archivage électronique des flux @CTES et PESv2 | Xelians Data Hub
Comment automatiser l’archivage électronique des échanges réglementaires entre les collectivités et l’État ?
Les échanges réglementaires : un enjeu quotidien pour les collectivités
Chaque jour, les collectivités territoriales transmettent à l’État de nombreux documents réglementaires : délibérations, arrêtés, décisions, mandats de paiement, titres de recette ou encore pièces justificatives. Si ces échanges sont aujourd’hui largement dématérialisés, leur archivage reste un enjeu essentiel pour garantir leur traçabilité, leur intégrité et leur valeur probante dans le temps.
Ces échanges s’appuient principalement sur deux protocoles :
| @CTES | PESv2 |
| Transmission des actes administratifs | Transmission des flux comptables et financiers |
| Contrôle de légalité | Comptabilité publique |
| Destinataire : préfecture | Destinataire : DGFiP |
Dans les deux cas, les flux transitent par un tiers de télétransmission agréé avant d’être traités par les services de l’État.
Exploiter automatiquement les flux réglementaires pour l’archivage
Les flux @CTES et PESv2 ne se limitent pas à un simple document. Ils regroupent l’ensemble des informations nécessaires au suivi des échanges avec l’État : documents principaux, annexes ou pièces justificatives, métadonnées, accusés de réception et informations techniques.
Ces informations constituent l’ensemble des éléments nécessaires à un archivage électronique fiable. En les exploitant automatiquement, il devient possible de reconstituer un SIP (Submission Information Package) complet, regroupant l’ensemble des éléments nécessaires à une conservation fiable, traçable et conforme.
Xelians Data Hub automatise la constitution des SIP
À partir des flux transmis par les tiers de télétransmission, Xelians Data Hub collecte automatiquement les données, identifie les différents composants du dossier et les assemble afin de constituer un SIP conforme.
Qu’il s’agisse d’un flux @CTES ou PESv2, la logique reste identique : transformer automatiquement un ensemble de documents et de métadonnées en un paquet d’archivage complet, prêt à être versé dans Xelians Archives Management.
Cette automatisation permet de conserver, au sein d’un même SIP, les documents échangés, leurs métadonnées ainsi que les preuves de transmission, garantissant une conservation fiable, traçable et conforme.
Découvrez Xelians Data Hub Accédez à la bibliothèque de connecteurs
Une chaîne d’archivage continue et automatisée
En automatisant la transformation des flux réglementaires, Xelians Data Hub simplifie l’intégration des échanges avec l’État dans un système d’archivage électronique.
Les collectivités bénéficient ainsi d’une chaîne de traitement continue, depuis la réception des flux jusqu’à leur versement dans Xelians Archives Management, tout en garantissant la conservation des documents et de leur contexte d’origine.
Les bénéfices
- Automatiser l’archivage des échanges réglementaires avec l’État.
- Constituer automatiquement des SIP complets et conformes.
- Préserver les documents, les métadonnées et les preuves de transmission dans un même paquet d’archivage.
- Garantir la traçabilité et l’intégrité des informations archivées.
- Verser automatiquement les flux dans Xelians Archives Management.
Avec ces nouveaux transformateurs @CTES et PESv2, Xelians Data Hub complète son écosystème de connecteurs et permet aux collectivités d’automatiser l’archivage de leurs échanges réglementaires, de la réception des flux jusqu’à leur conservation dans Xelians Archives Management.
