Évolution de Xelians Archives Room : des workflows simplifiés pour gérer vos stocks d’archives physiques en interne
Moins de bordereaux à traiter, plus de fluidité au quotidien
Xelians Archives Room (X-AR), module de Xelians Archives Management dédié à la gestion des archives physiques sur site, évolue avec des workflows simplifiés.
Entrer de nouvelles archives, les réintégrer après consultation ou les communiquer à un demandeur : ces parcours sont allégés grâce à des étapes logistiques rendues facultatives, selon les besoins de votre organisation.
Très attendus par les utilisateurs, ces workflows simplifiés réduisent le nombre de bordereaux à traiter tout en maintenant le suivi des archives. Ils peuvent être réalisés directement dans l’interface X-AM ou avec l’application mobile X-AR.
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Xelians Archives Room : des parcours d’archives simplifiés
Les bordereaux d’enlèvement et de préparation deviennent facultatifs.
| Opération | Workflow complet | Workflow simplifié |
| Entrée de nouvelles archives | Enlèvement : enregistrement du passage par un emplacement temporaire.
Puis entreposage : enregistrement des emplacements de stockage. |
Entreposage uniquement pour enregistrer les emplacements de stockage.
Un bordereau d’enlèvement en moins à traiter. |
| Communication d’archives ou d’extraits | Préparation : enregistrement du passage par un emplacement temporaire.
Puis livraison : confirmation de la remise au destinataire. |
Livraison uniquement pour confirmer la remise au destinataire et mettre à jour le statut et le dernier possesseur.
Un bordereau de préparation en moins à traiter. |
| Réintégration après consultation | Enlèvement, puis entreposage pour enregistrer le retour des archives en salle. | Entreposage uniquement pour enregistrer leur rangement et mettre à jour leur localisation.
Un parcours de retour simplifié. |
Ces simplifications sont activées par paramétrage. Les workflows complets restent disponibles pour les organisations qui ont besoin de suivre chaque étape logistique.
Pour les communications d’extraits, les codes-barres sont attribués automatiquement à l’initialisation de la demande. Les étiquettes peuvent ensuite être imprimées depuis le bordereau de livraison.
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