• La réception et la dématérialisation des flux entrants (courriers, chèques, pièces jointes)

• La numérisation fidèle et l’archivage des documents conformément aux normes liées à la copie fiable

• Le traitement sémantique des courriers de réclamation pour en déterminer les thèmes et les motifs

• Un outil de workflow permettant aux gestionnaires d’instruire les documents numérisés

1. Reprise de l’existant (création de copies fiables)

Pour lancer la dématérialisation sur une base saine, Xelians commence par traiter les documents papier déjà présents dans les locaux de Caisse d’Épargne Hauts de France. Cette reprise se fait via une prestation de numérisation fidèle.

Les documents sont numérisés selon un cadre normatif spécifique, afin que la copie numérique puisse avoir la même valeur juridique que l’original papier. L’objectif est clair : réduire durablement le papier dans les bureaux tout en sécurisant la conformité et la trajectoire « zéro papier ».

2. Externalisation de processus métiers (BPO)

Une fois l’existant repris, Xelians sécurise la continuité du cycle de vie documentaire en prenant en charge les nouveaux flux entrants.

Grâce à l’externalisation BPO, Xelians assure la capture multicanale des documents et courriers reçus, ce qui diminue fortement les tâches chronophages pour les équipes de Caisse d’Épargne Hauts de France.

Nos experts contrôlent, numérisent les documents, puis réalisent un traitement sémantique permettant de distribuer les données au bon endroit et aux bonnes personnes, directement dans Maarch Courrier. Ainsi, chaque nouveau courrier alimente immédiatement la chaîne de dématérialisation, sans rupture.

3. Traitement intelligent des données

Que les documents proviennent de la reprise de l’existant ou des flux BPO, Xelians applique un traitement intelligent pour transformer une image numérisée en information exploitable. Le traitement automatique répond aux besoins d’analyse sémantique, grâce à différentes technologies telles que la LAD, la RAD et l’OCR.

La combinaison de ces trois technologies permet, sans intervention humaine, de :

• Extraire les contenus des documents pour les convertir en données exploitables
• Trier et catégoriser automatiquement, puis les segmenter selon leur contenu.
• Intégrer les documents numérisés directement au bon endroit

4. Mise en place de la plateforme de gestion de courrier Maarch Courrier

La solution offre à Caisse d’Épargne Hauts de France des fonctionnalités avancées pour optimiser la gestion de ses correspondances internes et externes :

• Accès centralisé à l’intégralité des correspondances (numériques et physiques)
• Diffusion sécurisée des informations aux destinataires appropriés
• Notifications facilitant le suivi des tâches
• Traçabilité et visualisation rapide du courrier grâce à la vue synthétique (réponses apportées, état d’avancement du traitement, historique, annotations.)

5. Mise en place du système d’archivage électronique (SAE) Xelians Archives Management

Afin de respecter l’ensemble des normes liées à la copie fiable, d’assurer la vocation probatoire des copies fiables et de conserver les documents numériques, Xelians a mis en place son SAE chez Caisse d’Épargne Hauts de France.

Certifié NF Z42-013, notre SAE permet d’assurer la pérennité, l’intégrité des documents ainsi que de respecter les durées de conservation.

6. Archivage physique des originaux papier

En complément, Xelians prend en charge l’archivage physique des documents reçus et traités dans le cadre du BPO. Cette gestion permet de conserver les originaux papier lorsque c’est nécessaire, selon les règles applicables et les durées de conservation à respecter.

L’objectif : garantir une continuité de service et une maîtrise complète du cycle de vie documentaire, en couvrant à la fois le numérique et le papier, sans rupture.