500 000 archives électroniques et 200 000 archives physiques
Ministère de la Justice : sécuriser les archives avec un SAE - Projet Axone
AXONE : moderniser la gestion des archives électroniques au cœur du ministère de la justice
Dans le cadre de son ambition de dématérialisation, le ministère de la Justice a engagé une transformation digitale profonde des usages numériques au sein des institutions judiciaires. Celle-ci se traduit notamment par la mise en œuvre de grands projets de dématérialisation des procédures civiles et pénales, comme le programme Procédure Pénale Numérique (PPN), qui dématérialise les échanges entre les acteurs judiciaires et entraîne une augmentation des volumes de documents numériques à traiter.
Dans ce contexte, les enjeux sont clairs :
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La proposition de Xelians
Pour répondre à ces enjeux, le ministère a choisi Xelians Archives Management (X-AM), la solution d’archivage électronique à valeur probante de Xelians.
X-AM gère le cycle de vie des documents et garantit leur conservation sécurisée, conforme et traçable dans le temps.
La solution intègre également la gestion des archives physiques via son module Xelians Archives Room (X-AR), offrant ainsi une approche unifiée dans un environnement hybride.
X-AM constitue ainsi le socle de confiance pour la gestion des archives papier et numérique du ministère.
| Un projet documentaire structurant dans un environnement public exigeant |
| AXONE s’inscrit comme un projet d’envergure, mené dans un environnement impliquant plusieurs acteurs institutionnels, dont le ministère de la Justice, le programme VITAM porté par le ministère de la Culture, ainsi que les équipes Xelians.
Par son ampleur et ses exigences, le projet illustre le savoir-faire de Xelians dans les projets de gestion documentaire au sein du secteur public. Il démontre notamment la capacité à piloter des projets complexes, à coordonner des expertises multiples et à s’intégrer dans des environnements sensibles et fortement réglementés. |
Une mise en œuvre progressive et maîtrisée du logiciel d’archivage
Le projet AXONE s’est structuré en trois grandes phases complémentaires.
La première phase a consisté à déployer le système d’archivage électronique X-AM dans l’environnement du ministère, avec son intégration dans un cloud souverain de l’État, ainsi que la reprise des données issues du système existant de gestion des archives physiques.
Cette phase aboutit à la mise en production du SAE Axone.
La seconde phase a permis d’étendre le périmètre fonctionnel avec l’intégration du module Xelians Archives Room (X-AR), dédié à la gestion des archives physiques.
Celui-ci permet notamment de piloter les mouvements d’archives et de mutualiser leur gestion avec les centres de préarchivage.
La troisième phase, est celle du déploiement d’Axone auprès des acteurs et systèmes d’information du ministère de la Justice, afin de garantir l’archivage à valeur probante de manière automatisé, sécurisé et réglementaire des données produites par les agents mais aussi faciliter leur accessibilité.
L’ensemble offre aujourd’hui une vision unifiée et cohérente des archives, qu’elles soient électroniques ou physiques.
Un socle d’archivage au cœur de la Procédure Pénale Numérique (PPN)
La PPN transforme en profondeur la chaîne pénale : les dossiers deviennent numériques, les échanges se fluidifient et les exigences de traçabilité se renforcent.
Le traitement des dossiers pénaux s’appuie ainsi sur une chaîne structurée, de leur production jusqu’à leur archivage.
Dans ce contexte, les dossiers pénaux sont collectés et structurés en amont, au moment de leur archivage, via notre outil ETL Xelians Data Hub, qui orchestre les flux documentaires et prépare les dossiers à archiver.
Ils sont ensuite versés dans Axone, qui en assure la conservation dans des conditions strictes.
Les règles de gestion et de conservation définies par les équipes métier sont appliquées de manière systématique, garantissant la conformité des archives.
Axone, via le front X-AM garantit notamment :
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Une conservation probatoire des dossiers, |
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Un accès strictement contrôlé selon les juridictions, |
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Une traçabilité complète des opérations. |
L’archivage garantit la fiabilité, la conformité et la performance des processus.
Une solution d’archivage sécurisée, opérationnelle et inscrite dans la durée
La solution est utilisée quotidiennement pour la consultation des archives électroniques, notamment celles issues de la PPN, et s’appuie sur plusieurs centres d’archives pour la gestion des fonds physiques.
Le projet a également nécessité une homologation de sécurité de niveau étatique, confirmant la robustesse de la solution et sa capacité à répondre aux exigences des systèmes sensibles.
Au-delà de sa mise en œuvre, AXONE s’inscrit dans une dynamique de transformation durable, avec des perspectives d’extension à d’autres juridictions et d’intégration avec de nouveaux systèmes.
Carole Karbowiak-Gillot | Directrice de projets Xelians
« La fin du projet AXONE ouvre déjà une nouvelle étape de collaboration entre les équipes Xelians et le ministère de la Justice. Une aventure exigeante, mais profondément fédératrice. »
Le projet en chiffres
700 000archives gérées
140utilisateurs actifs
de Xelians Archives Management
80types d’archives
pris en charge
4environnements
X-AM maintenus avec plusieurs versions déployées
Pour aller plus loin
Post - Archivage électronique - Archivage physique - GEC - GED
