Rappelez-nous
Pour les professionnels habilités au SIV, la conservation des dossiers d’immatriculation évolue : les pièces justificatives doivent être archivées dans un environnement sécurisé, traçable et conforme.
L’arrêté du 1er juillet 2025 renforce les modalités de conservation des dossiers et pièces justificatives des professionnels habilités SIV, qui doivent désormais être conservés dans un coffre-fort numérique répondant à des exigences de sécurité, d’intégrité et de traçabilité. La norme d’archivage NF Z42-020, référence française pour les coffres-forts numériques, constitue aujourd’hui un cadre reconnu pour répondre à ces exigences.
Les pièces justificatives associées aux dossiers SIV doivent être archivées dans des conditions garantissant leur sécurité, leur intégrité, leur disponibilité et leur traçabilité. Pour répondre à ces exigences, le coffre-fort numérique devient la solution de référence pour conserver les dossiers d’immatriculation dans un environnement fiable et contrôlable.
Avec son coffre-fort numérique, Xelians accompagne les professionnels habilités SIV dans la mise en conformité de leur archivage documentaire, tout en simplifiant la gestion quotidienne des dossiers.
La mise en conformité concerne les professionnels habilités à télétransmettre des opérations dans le SIV, notamment :
Pour ces organisations, l’enjeu est double : conserver l’habilitation SIV et garantir une gestion documentaire fiable, simple et contrôlable.
Un dossier SIV ne doit pas seulement être “stocké”. Il doit être conservé dans un environnement capable de garantir sa fiabilité dans le temps.
Un serveur de fichiers, un espace partagé ou une GED classique peuvent faciliter le classement et le partage des documents, mais ils ne répondent pas toujours aux exigences attendues en matière de conservation probante, de journalisation, d’intégrité et de sécurisation des accès.
Le coffre-fort numérique apporte un niveau de garantie supérieur pour les documents sensibles :
Pour les dossiers SIV, cette différence est essentielle : il ne s’agit pas uniquement de gagner de la place ou de supprimer le papier, mais de prouver que les documents ont été conservés dans des conditions fiables.
Xelians propose une solution de coffre-fort numérique simple, conçue pour répondre aux besoins des professionnels habilités SIV : conserver, sécuriser, rechercher et restituer les pièces justificatives liées aux opérations d’immatriculation.
La solution s’appuie sur Xelians Archives Management, notre plateforme d’archivage électronique, et sur l’expertise historique de Xelians en matière de conservation documentaire, d’archivage électronique et de conformité.
Vos pièces justificatives sont regroupées dans un environnement unique, structuré et sécurisé. Vous évitez la dispersion des documents entre plusieurs outils, postes, serveurs ou dossiers partagés.
Chaque dossier archivé bénéficie d’un dispositif de conservation permettant de tracer les opérations réalisées et de préserver la fiabilité des documents dans le temps.
Grâce à une organisation documentaire claire et à une indexation adaptée, vos équipes peuvent retrouver rapidement un dossier SIV ou une pièce justificative en cas de demande client, de contrôle ou de besoin interne.
En cas de demande ou de contrôle, les dossiers peuvent être mis à disposition dans des conditions sécurisées, avec une traçabilité des consultations et des accès.
Vos documents sont conservés dans un environnement d’hébergement sécurisé, opéré en France, avec des garanties de disponibilité, de confidentialité et de maîtrise des données.
Parler à un expert archivage SIV
La mise en place d’un coffre-fort numérique SIV ne doit pas complexifier le quotidien de vos équipes. L’objectif est de sécuriser vos dossiers sans alourdir vos opérations d’immatriculation.
Xelians vous accompagne dans la mise en œuvre d’un dispositif adapté à votre organisation :
La solution peut s’adapter à différents niveaux de maturité : structure mono-site, réseau de concessions, groupe automobile, organisation multi-utilisateurs ou besoin d’intégration avec des outils existants.
Vous disposez d’un dispositif d’archivage numérique adapté aux exigences de conservation des dossiers SIV.
Les pièces justificatives sont protégées contre la perte, l’accès non autorisé, la modification non maîtrisée ou la dispersion documentaire.
Vos équipes disposent d’un espace clair pour déposer, classer, rechercher et restituer les dossiers.
Les actions réalisées sur les documents sont historisées afin de conserver une piste d’audit fiable.
Le modèle de service permet d’adapter la solution aux volumes documentaires et aux besoins réels de votre organisation.
Les professionnels habilités au SIV doivent conserver leurs dossiers et pièces justificatives dans des conditions garantissant leur sécurité, leur intégrité et leur traçabilité. Le coffre-fort numérique constitue la solution adaptée pour répondre à ces exigences de conservation et faciliter les contrôles.
Les dossiers liés aux opérations d’immatriculation doivent être conservés pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la demande d’immatriculation.
Les documents à conserver peuvent inclure les pièces justificatives liées à l’opération d’immatriculation : mandat, justificatif d’identité, justificatif de domicile, certificat de cession, documents liés au véhicule, récépissés ou tout autre document requis selon la démarche réalisée.
Une GED permet de gérer, classer et partager des documents. En revanche, elle ne garantit pas toujours le niveau attendu en matière de conservation probante, d’intégrité, de traçabilité et de sécurisation des accès. Le coffre-fort numérique apporte des garanties complémentaires pour l’archivage des dossiers SIV.
La norme NF Z42-020 définit les exigences applicables aux coffres-forts numériques afin de garantir la sécurité, l’intégrité, la traçabilité et la conservation des documents numériques.
Les accès sont définis selon les droits attribués aux utilisateurs. En cas de contrôle, les autorités compétentes peuvent être amenées à consulter les dossiers dans un cadre sécurisé et traçable.
Les forces de Xelians
