Rappelez-nous
Chez Xelians, notre service de numérisation va bien au-delà de la simple conversion des documents papier en fichiers numériques. Grâce aux technologies d’imagerie avancées, nous extrayons les données pour les trier, classer, intégrer, rechercher et synthétiser de manière efficace. Chaque document devient ainsi une ressource digitale pleinement exploitable.
La numérisation s’inscrit dans un processus complet personnalisé selon vos besoins : Audit documentaire, préparation, numérisation, extraction automatique des données (LAD/RAD/OCR), restitution des originaux papiers, mise à disposition des copies numériques, versement dans votre SI, etc.
Nos équipes d’experts, fortes de compétences variées et multisectorielles, vous accompagnent à chaque étape de votre projet pour un service sur-mesure et adapté à vos enjeux !
Nous automatisons les tâches répétitives et complexes à l’aide d’outils tels que la reconnaissance optique de caractère (OCR).
Cette technologie permet d’extraire et de convertir le contenu de vos documents en données exploitables.
Nous intégrons des outils de reconnaissance automatique de documents (RAD) et de lecture automatique de documents (LAD), permettant de catégoriser et trier automatiquement les fichiers selon leur contenu.
Grâce aux solutions de tri automatisé et des capacités de segmentation (via des codes-barres, QR-code, etc.) la numérisation intelligente optimise la gestion des documents.
Cela permet d’intégrer les documents numérisés directement dans vos applications métiers, facilitant ainsi leur traitement et leur accès.
Cette technologie est souvent liée à nos prestations BPO qui automatise des tâches administratives à l’aide de l’intelligence artificielle pour la gestion de gros volumes de documents.
La numérisation intelligente intègre des capacités d’analyse de contenu textuel. Grâce à l’intelligence artificielle, il est possible d’extraire des mots-clés, générer des résumés et même effectuer une recherche contextuelle des documents. (Recherche en langage naturel sur le fonds documentaire du client).
Cette capacité à analyser et à traiter des informations complexes en un temps réduit offre aux entreprises un gain de temps et augmentation de l’efficacité.
Résultat : vos documents entrent dans votre système métier déjà triés, qualifiés et exploitables, sans manipulation intermédiaire.
Un gain en temps, en précision, et en efficacité dès la réception.
La numérisation standard ne donne qu’une valeur de simple copie au document numérisé. L’original papier doit être conservé pendant sa durée légale.
La copie numérique est utile pour une utilisation quotidienne, par exemple dans une GED.
Pour un gain de place, vous pouvez externaliser vos archives papier dans l’un des 35 sites de conservation de Xelians répartis sur tout le territoire.
La numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique et conforme à vos originaux.
Pour cela, elle répond aux critères spécifiés dans la norme F Z 42-026 qui garantissent la conformité du document.
La numérisation fidèle devient une copie fiable dès lors que le document respecte la norme NF 42-026 et que le document fait l’objet d’une conservation dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) au sens de la norme NF Z 42-013 qui garantit son intégrité.
La copie fiable a donc exactement la même valeur juridique que le papier.
La numérisation permet de rendre accessibles des documents de formats spécifiques tout en préservant leur intégrité physique.
Elle permet d’augmenter la lisibilité des documents dégradés en assurant leur restauration numérique. Diffusion d’un fond auprès du grand public (bibliothèques…) ou en entreprise (documentation…) Traitement de tous vos formats jusqu’au A0.
La norme NF Z42-026 détaille les 4 critères qui viennent s’ajouter à la chaîne de numérisation classique. Ces critères sont nécessaires à la mise en œuvre d’une chaîne de numérisation fiable :
Xelians réalise l’enlèvement de vos archives, la prise en charge de vos documents, la préparation et le paramétrage de la chaîne de numérisation.
Xelians réalise la numérisation de vos documents (à valeur probante ou non selon vos besoins)
LAD/RAD/OCR, vidéocodage, contrôles qualitatifs et quantitatifs.
Xelians intègre vos copies numériques dans l’outil de votre choix : une GED, un SI client, une application métier, dans des corbeilles virtuelles…
Hébergement sécurisé ou archivage dans un SAE.
Les copies numérisées « fidèles » peuvent être conservées de manière pérenne dans le Système d’Archivage Electronique (SAE) de Xelians certifié AFNOR NF 461 si le client opte pour ce service.
Vos documents originaux peuvent être conservés sur nos sites de conservation. Vous pouvez également demander une restitution ou une destruction de vos originaux.
Nous disposons d’une traçabilité de toutes les opérations, de statistiques d’activité et d’un suivi en temps réel du processus.
Vous optez pour un service de qualité opéré par du personnel expérimenté et dédié, du matériel adéquat et du reporting en continu. Nous disposons de 10 sites hautement sécurisés dédiés à la protection de vos données.
Parce qu’ils présentent un très haut niveau de confidentialité. La numérisation sur site par les équipes de Xelians est alors idéale.
Nos experts interviennent chez vous avec le matériel adéquat pour réaliser le traitement et la numérisation de vos documents. Cela permet de préserver leur confidentialité en évitant de les sortir de votre entreprise.
Accédez et partagez plus facilement vos informations pour plus de facilité au quotidien.
Limitation de la circulation de vos papiers confidentiels.
Des prestations sur-mesure : adapté à vos documents hautement sensibles, fragiles ou aux dimensions spécifiques.
Présentation de vos copies numériques fidèles comme élément de preuve en cas de perte, de vol ou de dégradation des originaux.
La numérisation de documents permet de simplifier l’accès, la recherche et le partage des informations au quotidien. Elle réduit les manipulations papier, limite les risques de perte et facilite la circulation des documents entre les équipes.
Elle permet aussi de structurer les données, de les centraliser et de les intégrer dans les outils métiers de l’entreprise, pour gagner en efficacité et accélérer les processus documentaires.
La numérisation fidèle, encadrée par la norme NF Z42-026, consiste à produire une copie numérique conforme au document papier original, avec une vocation probatoire.
Elle repose sur des exigences strictes : qualité de l’image, traçabilité des opérations, preuves de conformité et conservation des fichiers dans un Système d’Archivage Électronique, SAE conforme à la norme NF Z42-013.
Le traitement de gros volumes de documents professionnels repose sur une chaîne de numérisation industrialisée, combinant équipements haute capacité, automatisation des traitements documentaires OCR, LAD, RAD et contrôles qualité réguliers.
Cette organisation permet de traiter rapidement des volumes importants, tout en garantissant la qualité des fichiers numérisés, la fiabilité des données extraites, la traçabilité des opérations et le respect des délais.
Après numérisation, les documents papier peuvent être restitués, conservés en archivage physique ou détruits de manière sécurisée, selon leur valeur, leur durée de conservation légale et les exigences du client.
Chez Xelians, ce scénario est défini en amont du projet afin de garantir une gestion documentaire fiable et conforme. Les originaux peuvent être renvoyés au client, conservés dans un centre d’archivage sécurisé ou détruits selon un processus tracé et encadré.
Cette étape est essentielle dans un projet de numérisation de documents : elle permet d’articuler la dématérialisation avec une politique d’archivage cohérente, en tenant compte à la fois des obligations légales, des risques documentaires et des besoins opérationnels de l’entreprise.
Les forces de Xelians
