Rappelez-nous
Délibérations du conseil municipal, actes d’état civil, pièces de marchés publics, dossiers d’urbanisme : la majorité des documents produits par une collectivité naissent aujourd’hui directement au format numérique. Mais produire un document électronique ne suffit pas à le conserver dans les règles.
Entre obligations réglementaires, contrôle de l’État et exigences de valeur probante, l’archivage électronique est devenu un enjeu de conformité à part entière pour les communes, les EPCI et l’ensemble des acteurs publics.
👉 Ce guide fait le point sur le cadre applicable, les durées de conservation, le fonctionnement d’un système d’archivage électronique (SAE) et les différentes voies possibles pour s’y conformer.
💡 L’archivage électronique d’une collectivité territoriale consiste à conserver ses documents numériques dans des conditions qui garantissent leur intégrité, leur traçabilité et leur lisibilité pendant toute leur durée de conservation légale, tout en préservant leur valeur probante c’est-à-dire leur capacité à servir de preuve en cas de contrôle ou de contentieux.
Tous les documents produits ou reçus par une collectivité dans le cadre de son activité sont des archives publiques, et le sont dès leur création. À ce titre, ils sont inaliénables et imprescriptibles : ils ne peuvent être ni vendus, ni détruits librement (Code du patrimoine, article L. 211-1).
| Point essentiel | |
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| Ce statut ne dépend pas du support. Un fichier bureautique, un PDF signé électroniquement ou une base de données ont exactement la même qualité d’archives publiques qu’un registre papier.
Concrètement, cela signifie qu’un document numérique ne peut pas davantage être supprimé sur simple décision interne : toute élimination reste soumise au visa préalable du directeur des Archives départementales. |
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C’est la confusion la plus fréquente en collectivité : déposer ses fichiers sur le serveur partagé ou dans une arborescence bureautique, ou les sauvegarder, ne constitue pas un archivage.
Une sauvegarde protège contre la perte de données, mais ne garantit ni l’intégrité dans le temps, ni la traçabilité, ni la pérennité exigées d’une archive.
Ainsi, une GED (gestion électronique de documents) sert à gérer le document vivant, au quotidien, tandis qu’un SAE (système d’archivage électronique) le conserve à valeur probante sur le long terme.
Les deux outils sont complémentaires, mais ne se substituent pas l’un à l’autre, un détail que nous approfondissons dans notre FAQ dédiée à la différence entre un SAE et une GED.
Une collectivité n’a pas seulement intérêt à archiver ses documents numériques : elle y est tenue, dans un cadre précis qui engage la responsabilité de son exécutif et s’exerce sous le contrôle de l’État.
Le maire (ou le président de l’EPCI) est responsable des archives de sa collectivité, civilement et pénalement. La conservation des archives relève de son autorité, sous le contrôle scientifique et technique de l’État (Code du patrimoine, art. L. 212-6), et les frais de conservation constituent une dépense obligatoire inscrite au budget de la collectivité.
Cette responsabilité s’étend aux archives numériques comme aux archives papier : les atteintes portées à des documents conservés dans un service d’archives (destruction, dégradation, détournement) sont pénalement sanctionnées.
Les collectivités gèrent leurs archives, mais ne le font pas seules ni sans contrôle. Les Archives départementales, au nom du Service interministériel des archives de France (SIAF), exercent un contrôle scientifique et technique sur l’ensemble des archives publiques du département. Ce contrôle a des effets très concrets sur la gestion quotidienne :
Autrement dit, le numérique ne fait pas sortir la collectivité du cadre archivistique : il s’y inscrit pleinement.
Le récolement est l’opération qui consiste à dresser l’état des lieux des archives d’une collectivité (un inventaire de ce qui existe et de son état).
Il est obligatoire à chaque renouvellement de l’exécutif : un procès-verbal de décharge et de prise en charge doit être établi à chaque changement de maire ou de président, en application de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926. Il matérialise le transfert de responsabilité entre l’équipe sortante et l’équipe entrante et, depuis la généralisation de la dématérialisation, il intègre désormais explicitement un volet dédié aux archives numériques.
Le récolement est aussi, en pratique, le meilleur point de départ d’un projet d’archivage électronique : on ne peut décider quoi conserver, trier ou verser qu’après avoir recensé ce que l’on détient.
Au-delà des textes propres aux archives publiques, l’archivage électronique d’une collectivité mobilise un ensemble de références réglementaires et normatives :
Nous reviendrons plus loin sur le rôle exact de la norme NF Z 42-013 et de la valeur probante.
Discutons de votre projet documentaire
Il n’existe pas une durée unique. Chaque document possède une durée d’utilité administrative (DUA) : la période pendant laquelle il conserve un intérêt pour la collectivité et doit être conservé comme archive intermédiaire. À l’issue de la DUA, un sort final est appliqué (élimination ou conservation définitive).
Le droit distingue trois stades dans la vie d’un document, qui structurent toute la gestion documentaire (Code du patrimoine, art. R. 212-10 à R. 212-12) :
| Stade | Définition | Où / comment |
| Archives courantes | Documents d’utilisation habituelle pour l’activité des services | Conservées par le service producteur |
| Archives intermédiaires | Documents qui ne sont plus d’usage courant mais gardent un intérêt administratif (pendant la DUA) | Conservées par le service, ou déposées / externalisées |
| Archives définitives | Documents conservés sans limitation de durée pour leur intérêt patrimonial | Versées dans un service public d’archives (Archives départementales) |
À l’expiration de la DUA, la collectivité décide du sort final de chaque type de document, selon le tableau de gestion établi avec les Archives départementales. Deux issues sont possibles : le versement comme archive définitive ou l’élimination. Cette dernière n’est jamais libre : elle suppose la rédaction d’un bordereau d’élimination soumis au visa du directeur des Archives départementales, seul habilité à autoriser une destruction d’archives publiques.
Un exemple concret et fréquent, celui des marchés publics : les durées de conservation sont en règle générale de 5 ans pour les documents liés à la passation et de 10 ans pour ceux liés à l’exécution du marché, conformément au référentiel du Service interministériel des archives de France (2021) et au Code de la commande publique (art. R. 2184-12).
Pour les autres typologies (délibérations, état civil, urbanisme, comptabilité, ressources humaines…), les durées et sorts finaux sont fixés par les tableaux de gestion officiels. Xelians met à disposition un guide pratique des durées de conservation qui recense les principales durées applicables.
Les communes de moins de 2 000 habitants sont soumises à une obligation de dépôt de leurs archives définitives aux Archives départementales : à l’expiration d’un délai de 120 ans pour les registres d’état civil et de 50 ans pour les autres documents n’ayant plus d’utilité administrative et destinés à être conservés définitivement (Code du patrimoine, art. L. 212-11).
Ces seuils ont été abaissés par la loi du 7 juillet 2016 : de nombreux documents mentionnent encore les anciens délais (150 et 100 ans), désormais caducs. Une dérogation reste possible, sur autorisation du préfet, pour les communes en mesure d’assurer une bonne conservation sur place.
| Bon à savoir | |
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| Par exception, les archives numériques peuvent être déposées aux Archives départementales avant l’expiration de leur durée d’utilité administrative, une souplesse utile pour les petites collectivités qui n’ont pas les moyens de conserver durablement leurs fichiers. | |
Un système d’archivage électronique (SAE) est l’outil qui permet à une collectivité de conserver ses documents numériques à valeur probante. Ce n’est ni un simple espace de stockage, ni une GED : c’est un ensemble cohérent associant une infrastructure technique, un logiciel d’archivage et des règles de gestion archivistique, dont la fonction est de garantir l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la lisibilité des documents tout au long de leur conservation.
Concrètement, un SAE assure des fonctions qu’aucun serveur de fichiers ne remplit :
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L’intégrité : chaque document est scellé (empreinte numérique) de sorte que toute altération soit détectable. |
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La traçabilité : chaque opération (versement, consultation, migration, élimination) est journalisée dans une piste d’audit. |
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La pérennité : les formats sont contrôlés et, si besoin, convertis vers des formats pérennes pour rester lisibles dans le temps. |
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La conservation des métadonnées : décrivant chaque document et son contexte de production. |
👉 L’enjeu d’un SAE n’est pas seulement technique : il est juridique. Un document numérique n’a de valeur de preuve que si son authenticité et son intégrité sont garanties, et c’est précisément ce que sécurise un archivage conforme.
Le droit distingue deux situations, qu’il ne faut pas confondre :
(né numérique, sans original papier tel qu’un PDF signé électroniquement, un flux de délibération dématérialisé…)
L’article 1366 du Code civil pose que l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit papier, à condition que l’auteur puisse être dûment identifié et que le document soit établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité.
(un document papier numérisé)
Le régime applicable est celui de la copie fiable : l’article 1379 du Code civil prévoit que la copie fiable a la même force probante que l’original, la présomption de fiabilité étant encadrée par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016.
Dans les deux cas, la clé est la même : garantir l’intégrité dans le temps. C’est le rôle du SAE, dont la conformité s’apprécie au regard de la norme NF Z 42-013 (transposée au niveau international sous la référence ISO 14641), la certification NF 461 attestant qu’un système respecte cette norme.
La valeur probante n’est pas un prérequis administratif de tous les jours : c’est un filet de sécurité qui se déclenche le jour où un document est contesté. Au quotidien, une administration ou une entreprise accepte des documents numériques sans exiger de preuve de conformité. Mais en cas de litige, de contrôle ou de contentieux, seule une conservation conforme permet de faire valoir le document comme preuve.
Pour une collectivité, exposée à des contentieux d’urbanisme, de marchés publics ou de personnel parfois très tardifs, c’est notamment cette capacité à produire une preuve fiable des années après qui justifie l’investissement dans un SAE.
| Bon à savoir | |
|---|---|
| Les collectivités qui souhaitent s’équiper peuvent déployer une solution comme Xelians Archives Management (X-AM), un SAE à vocation probatoire conforme à la norme NF Z 42-013 et certifié NF 461. | |
Une fois le principe acquis, c’est-à-dire le fait qu’il faille un SAE pour archiver ses documents numériques dans les règles, reste la vraie question : qui l’opère ?
Une collectivité n’est pas obligée de tout gérer en interne. Trois voies coexistent, encadrées par le Code du patrimoine, et le bon choix dépend surtout de la taille et des moyens de la collectivité.
| Voie | Principe | Cadre légal | Pour qui ? |
| SAE internalisé | La collectivité déploie et opère son propre système d’archivage électronique | Conservation sous contrôle scientifique et technique de l’État | Grandes collectivités disposant de ressources archivistiques et informatiques internes |
| Mutualisation | Plusieurs collectivités partagent un SAE (porté par un centre de gestion, les Archives départementales, ou via VITAM) | Mutualisation prévue par le Code du patrimoine (art. L. 212-4) | Communes et EPCI de taille moyenne cherchant à partager les coûts |
| Externalisation | La collectivité confie ses archives à un tiers-archiveur agréé par l’État | Dépôt auprès de personnes agréées (art. L. 212-4 II) | Collectivités sans ressources internes dédiées, ou cherchant une solution clé en main |
C’est la voie de l’autonomie complète. La collectivité maîtrise l’ensemble de la chaîne, mais assume aussi l’investissement initial, le maintien en conditions opérationnelles, la veille normative et la présence de compétences archivistiques en interne.
Elle reste, dans tous les cas, exercée sous le contrôle scientifique et technique de l’État. Cette voie est surtout réaliste pour les grandes collectivités (régions, départements, grandes agglomérations).
De nombreuses petites et moyennes collectivités n’ont ni le volume, ni les moyens de porter un SAE seules. La mutualisation répond à ce besoin : un SAE partagé, souvent porté par un centre de gestion ou les Archives départementales, dans lequel les collectivités adhérentes versent leurs archives. Le Code du patrimoine autorise expressément les producteurs d’archives publiques à mutualiser entre eux la gestion de leurs archives intermédiaires, par convention.
Troisième voie : confier ses archives électroniques à un tiers-archiveur. Cette externalisation est strictement encadrée. L’article L. 212-4 du Code du patrimoine autorise une collectivité à déposer ses archives publiques courantes et intermédiaires auprès d’une personne physique ou morale agréée par l’administration des archives, après déclaration et sous contrat.
Deux conditions structurantes en découlent :
C’est sur cette voie que des prestataires agréés interviennent. Xelians se positionne sur l’archivage du secteur public avec sa suite Xelians Public Suite qui propose une offre globale de gestion documentaire de la GED jusqu’à l’archivage avec Xelians Archives Management, certifié NF 461 et des agréments pour la conservation d’archives publiques, le profil exact requis par l’article L. 212-4 pour prendre en charge les archives courantes et intermédiaires d’une collectivité.
Aucune voie n’est « meilleure » dans l’absolu : le choix dépend du profil de la collectivité. Quelques critères de décision :
Un petit volume documentaire justifie rarement un SAE en propre et penche plutôt pour l’externalisation ou la mutualisation.
Disposez-vous de compétences archivistiques et informatiques dédiées et pérennes ? Si non, l’externalisation est certainement à privilégier pour bénéficier d’une expertise tierce.
Arbitrage entre investissement initial (internalisation) et coût récurrent (mutualisation, externalisation).
Quelles garanties de restitution des archives en fin de contrat ? (une clause à examiner de près en externalisation).
En pratique, beaucoup de collectivités combinent les approches : mutualisation pour certains flux, externalisation pour d’autres, versement aux Archives départementales pour le définitif.
Se lancer dans l’archivage électronique ne consiste pas à choisir un logiciel en premier, mais à structurer sa démarche. Cinq étapes balisent un projet réussi.
Une démarche progressive (commencer par les flux les plus sensibles ou les plus volumineux) est souvent préférable à un projet « big bang » difficile à piloter. Nos experts archivistes Xelians peuvent vous accompagner et vous conseiller dans vos travaux préparatoires !
Une commune n’est pas obligée d’adopter un logiciel particulier, mais elle a l’obligation de conserver ses archives (y compris numériques) dans des conditions garantissant leur intégrité et leur pérennité, sous le contrôle scientifique et technique de l’État. Dès lors que ses documents naissent au format numérique, un archivage électronique conforme devient la seule façon de remplir cette obligation.
Le maire (ou le président de l’EPCI) est responsable des archives de sa collectivité, civilement et pénalement. La collectivité est propriétaire de ses archives et veille à leur conservation sous le contrôle scientifique et technique de l’État (Code du patrimoine, art. L. 212-6), les frais de conservation constituant une dépense obligatoire.
Oui, mais uniquement ses archives courantes et intermédiaires, et seulement auprès d’un tiers-archiveur agréé par l’administration des archives, après déclaration et sous contrat (Code du patrimoine, art. L. 212-4). Les archives définitives, elles, sont conservées dans un service public d’archives.
En règle générale, 5 ans pour les documents liés à la passation du marché et 10 ans pour ceux liés à son exécution, selon le référentiel du Service interministériel des archives de France et le Code de la commande publique.
