Air France Industries : externaliser et sécuriser le traitement des dossiers de maintenance aéronautique

Chez Air France Industries, les Dossiers de Visites d’Avions (DVA) sont un maillon essentiel de la maintenance aéronautique. Chaque DVA correspond à un avion et regroupe les informations de suivi indispensables : immatriculation, dates de visite, interventions réalisées.

En 2021, l’entreprise profite de la réorganisation de son service Archives pour chercher une solution d’externalisation capable de traiter de manière sécurisée une partie de ces dossiers. L’organisation retient le Groupe Xelians pour déployer le projet.

Le projet : externaliser et sécuriser la gestion documentaire aéronautique

Air France Industries cherchait à industrialiser le traitement des dossiers de visites d’avions, tout en garantissant une restitution rapide et standardisée dans leur SI métier spécifique aux DVA.

L’enjeu est d’autant plus important que l’entreprise doit être en mesure d’assurer une traçabilité complète par avion en cas d’audit ou de revente des appareils.

Pour ce faire, Air France Industries a énoncé les attentes suivantes :

	Sécuriser la collecte des flux de données quotidiens
	Préparer et numériser les documents en 300 DPI,
	Assurer le typage et l’indexation post-numérisation,
	Réaliser un contrôle qualité strict,
	Restituer les documents dans le SI métier sous 72 h,
	Archiver les originaux,
	Suivre la production et superviser l’activité.

Stéphane CANNICCIONI
Archiving Departement manager

Partenaire de confiance d’Air France depuis 1997, Xelians nous accompagne depuis plus de 25 ans dans la gestion et la conservation de nos archives physiques. Une collaboration durable, fondée sur l’expertise, la fiabilité et une parfaite compréhension des enjeux documentaires du secteur aérien.
En 2021, ce partenariat prend une nouvelle dimension avec la prise en charge par Xelians de la numérisation de nos dossiers de visites avions. À la clé, des données plus fiables, une traçabilité de bout en bout et une gestion documentaire encore plus performante.

La réponse de Xelians

Air France Industries a retenu Xelians pour déployer une réponse globale, couvrant l’ensemble de la chaîne documentaire autour des DVA, avec une exécution industrialisée et un pilotage continu.

1. Externalisation de processus métiers (BPO)

L’entreprise délègue à Xelians la gestion complète des flux documentaires stratégiques (dossiers de maintenance, dossiers de visites, bons de structures, formulaires techniques). Plus qu’une simple numérisation, il s’agit d’une véritable extension opérationnelle de l’activité.

Maîtrise des spécificités métier : Xelians opère selon un référentiel de traitement sur mesure (PAQP). Ce cadre garantit que chaque règle métier, chaque contrôle et chaque indicateur de performance (KPI) est strictement aligné sur les exigences de l’aéronautique.

Industrialisation du traitement documentaire : Xelians prend en charge l’intégralité du cycle opérationnel :

Collecte et tri : identification et préparation des fonds documentaires.
Production digitale : numérisation haute définition, typage précis et indexation des données.
Contrôle qualité strict : Vérification de la conformité.

Intégration directe dans l’écosystème d’Air France Industries (AFI) : Les flux traités sont restitués automatiquement dans l’outil métier DVA sous 72 h. Cette organisation standardisée offre une disponibilité immédiate des dossiers pour les équipes de maintenance.

Chaîne de traitement BPO mise en place

2. Mise en place de l’outil de supervision Xelians BPO Insight

Afin de garantir un contrôle total sur les flux externalisés, Air France Industries utilise Xelians BPO Insight. Cette plateforme SaaS souveraine offre une visibilité à 360° sur la production en temps réel, transformant la prestation BPO en un processus transparent.

Concrètement, l’entreprise dispose d’un environnement unique pour piloter chaque étape :

Supervision de la production : Suivi précis de l’avancement des dossiers, des volumes traités et du respect des échéances de livraison.

Contrôle et validation collaborative : Vérification des livrables avant intégration finale. La plateforme permet de gérer les anomalies et d’échanger directement sur les points opérationnels.

Intelligence documentaire : Centralisation et consultation immédiate des documents numérisés et de leurs métadonnées, garantissant un accès rapide à l’information.

Analytique & Reporting : Tableaux de bord dynamiques pour mesurer l’activité (volumes, statuts, délais, anomalies) et identifier les points de blocage.

Sécurité & Gouvernance : Un environnement hautement sécurisé avec une traçabilité complète des actions, une gestion fine des habilitations et un hébergement souverain en France.

3. Archivage physique des courriers papier

En complément du traitement BPO, Xelians prend en charge l’archivage physique des originaux. Une fois les informations traitées, les documents papier sont triés selon la logique DVA, regroupés par appareil, puis conditionnés pour être stockés dans l’un des centres de conservation Xelians, certifiés NF Z40-350.

L’accès aux originaux reste possible à tout moment. Sur demande, un collaborateur d’Air France Industries habilité peut récupérer un dossier, avec une sortie organisée et tracée.

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Stéphane CANNICCIONI
Archiving Departement manager

Pour répondre à nos besoins, Xelians a déployé une solution sur mesure nous permettant de sécuriser nos archives sensibles et réglementées, de renforcer la traçabilité de nos documents et de fluidifier l’accès à l’information. Avec cette nouvelle mission, Xelians confirme sa capacité à accompagner nos organisations dans nos enjeux de transformation documentaire, en alliant conformité, performance et confiance.

Résultats : améliorer la performance et la traçabilité documentaire

Grâce à l’externalisation de la chaîne de traitement et de l’archivage de ses dossiers de maintenance, Air France Industries a sécurisé et standardisé ses opérations stratégiques. Ce dispositif transforme la gestion des Dossiers de Visites d’Avions (DVA) avec des bénéfices immédiats :

Gain de productivité

La mise à disposition rapide des dossiers dans l’outil métier DVA permet aux équipes de maintenance de disposer instantanément d’une information prête à l’usage.

Agilité face aux variations d’activité

L’organisation BPO de Xelians apporte une stabilité indispensable, permettant d’absorber les flux quotidiens et les pics de charge sans aucun compromis sur la qualité ou les délais.

Pilotage opérationnel 360°

Grâce à une supervision en temps réel, l’entreprise bénéficie d’une visibilité totale sur l’avancement de la production.

Conformité et pérennité des originaux

Pour garantir leur conformité sur le très long terme, les originaux sont conservés dans des centres de haute sécurité, protégés contre tout risque de dégradation ou de perte.