Rappelez-nous
Dans une collectivité, les archives restent souvent en arrière-plan. Jusqu’au jour où il faut les retrouver, les transmettre ou prouver leur existence.
Après une élection municipale, un changement d’exécutif ou une réorganisation, le récolement réglementaire devient une étape incontournable. Il révèle parfois des fonds dispersés, des inventaires incomplets, des locaux saturés ou des documents difficiles à localiser.
Xelians accompagne les communes et intercommunalités dans la préparation et la réalisation de leur récolement réglementaire.
Nos équipes vous accompagnent pour fiabiliser vos fonds, préparer les éléments utiles au procès-verbal et poser les bases d’une gestion documentaire plus claire.
L’objectif est simple : vous permettre de répondre à vos obligations, tout en gagnant en visibilité sur vos archives communales.
Evaluer votre besoin en récolement
Le récolement réglementaire ne se limite pas à remplir un formulaire.
Pour une collectivité, c’est le moment de vérifier ce qui existe réellement, où se trouvent les archives et dans quelles conditions elles sont conservées. Il permet de dresser une photographie fiable des archives conservées.
Après les élections municipales, cette démarche devient essentielle pour formaliser la passation entre l’exécutif sortant et le nouvel exécutif.
Le formulaire de récolement est annexé au procès-verbal de décharge et de prise en charge. Il certifie l’existence des archives communales à un instant donné et formalise la transmission de responsabilité.
Comprendre les obligations du récolement
Chaque collectivité avance avec ses propres contraintes. Certaines disposent déjà d’un inventaire partiel. D’autres doivent composer avec des archives dispersées, des arriérés importants ou un manque de ressources internes pour traiter le sujet.
C’est pourquoi Xelians propose une approche modulable. Nous adaptons l’intervention à votre niveau de maturité, à vos délais, à vos volumes et à vos priorités.
L’objectif est simple : vous apporter une réponse utile, exploitable et directement adaptée à votre réalité terrain.
Recenser votre fonds d’archives
Vous devez réaliser votre récolement dans un délai court ?
Nos équipes vous accompagnent pour cadrer l’intervention en identifiant l’ensemble de vos archives et en structurant les informations nécessaires à la passation de responsabilité.
Cette prestation comprend :
• Le relevé topographique des fonds,
• L’identification des volumes d’archives et leur localisation,
• Le repérage des anomalies,
• La qualification de l’état général de conservation des archives,
• La préparation des éléments utiles au procès-verbal de décharge et de prise en charge.
Résultats : Votre collectivité dispose ainsi d’une base solide en cas de contrôle, de litige, de perte de documents ou de destruction irrégulière.
Transformer le constat en plan d’action
Vous souhaitez allez au-delà d’un simple recensement de vos archives communales ?
Un récolement bien mené peut devenir le point de départ d’une transformation plus large. Il donne une lecture claire des archives, révèle les priorités et les décisions à prendre.
Xelians vous propose un accompagnement complémentaire pour mieux organiser, conserver et exploiter vos archives.
Nos archivistes peuvent :
• Réaliser un audit et cartographier vos fonds,
• Créer ou mettre à jour un plan de classement
• Etablir un tableau de gestion personnalisé : définition des durées d’utilisation administrative (DUA), du sort final des documents et des modalités de tri
• Mener le traitement des arriérés d’archives : réalisation des opérations de destruction ou versement définitif auprès des archives départementales
Résultats : vos équipes gagnent en visibilité et disposent d’une organisation documentaire plus lisible.
Découvrir notre prestation de conseil
Sécuriser le stockage et la conservation des documents
Vos locaux sont saturés ? Vos archives sont difficiles à consulter ? Vos équipes perdent du temps à retrouver les bons documents ?
Xelians peut prolonger son accompagnement par une prestation d’archivage externalisé. Vos archives sont préparées, référencées, conditionnées, transportées puis conservées dans des sites sécurisés.
Résultats : Vous libérez de l’espace dans vos locaux, sécurisez la conservation des archives et gardez un accès aux documents en cas de besoin.
Découvrir l'archivage externalisé
Nous définissons avec vous les sites, services, salles, armoires, locaux et espaces de stockage à intégrer au récolement. Cette étape clarifie le périmètre d’intervention, les contraintes terrain, les accès, les volumes estimés et les priorités de la collectivité.
Nos archivistes réalisent un état des lieux des archives conservées : typologies documentaires, volumes, localisations, état général, niveau de classement, conditions de stockage et anomalies éventuelles.
Les boîtes, dossiers ou ensembles documentaires sont rattachés à leur localisation réelle. L’objectif est de réduire les écarts entre l’inventaire théorique et la réalité terrain, afin de fiabiliser la recherche de documents.
Nos experts structurent les éléments utiles au récolement et à la préparation du procès-verbal de décharge et de prise en charge. Les constats terrain peuvent également alimenter des recommandations de priorisation.
Lorsque l’externalisation est retenue, les archives sont conditionnées, référencées, transportées et conservées dans un environnement adapté. Les demandes de recherche, de communication et de réintégration sont tracées, tout comme les alertes d’échéance, versements et éliminations réglementaires.
Discutons de votre projet de récolement
Xelians accompagne les collectivités territoriales et les acteurs publics pour fiabiliser, structurer et sécuriser leur patrimoine documentaire :
• Une expertise archivistique éprouvée : des équipes qualifiées, habituées aux contraintes des archives publiques et aux environnements multi-sites.
• Une approche opérationnelle : un accompagnement concret, terrain, orienté livrables, traçabilité et reprise de contrôle documentaire.
• Une capacité d’externalisation : stockage et conservation des archives dans des sites sécurisés, avec gestion des communications et traçabilité des mouvements.
• Une vision 360° : Xelians peut prolonger le récolement par des actions de structuration, de gouvernance documentaire, de numérisation ou d’archivage électronique selon les besoins.
• Un accompagnement souverain : des infrastructures et équipes implantées en France, au service de la conservation du patrimoine documentaire des organisations publiques.
Le récolement réglementaire est un état des lieux des archives conservées par une commune ou une intercommunalité. Il permet d’identifier les fonds, leurs volumes, leurs localisations, leur état de conservation et les éventuelles anomalies, afin de formaliser la transmission de responsabilité.
Les communes et intercommunalités sont concernées à la suite des élections municipales et communautaires. Le récolement permet d’établir le procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives.
Il contient généralement un inventaire ou état des lieux des fonds : typologies documentaires, volumes, localisations, conditions de conservation, niveau de classement, lacunes et anomalies constatées.
L’externalisation permet de libérer de l’espace, de sécuriser le stockage des documents, d’améliorer leur conservation et d’organiser les demandes de communication dans un cadre tracé.
Oui. Xelians peut accompagner la collectivité sur l’audit documentaire, le tri, le classement, le tableau de gestion, la préparation à la numérisation, le stockage externalisé et la conservation des archives physiques ou électroniques.
Les forces de Xelians
