- Boîte postale ou adresse TSA.
- Retrait physique sur site.
- Plateformes numériques comme Itinovia.
- Courriers électroniques.
Simplifiez vos processus de traitement et de réponse aux courriers, au bureau ou à distance !
BPO outsourcing : externalisez vos processus métiers
Recentrez-vous sur vos missions clés !
Tout savoir sur l'expertise
Qu’est-ce que le BPO (Business Process Outsourcing) ?
Face à un volume de documents croissant, les entreprises voient leurs flux documentaires et administratifs augmenter, tandis que les délais de traitement se réduisent et les attentes clients s’intensifient.
Résultat : les équipes se retrouvent mobilisées sur des tâches chronophages, souvent manuelles, qui peuvent représenter jusqu’à 50 % du temps de travail et peser jusqu’à 15 % du chiffre d’affaires. (Enquête McKinsey – mars 2023)
Dans ce contexte, le BPO repose sur un principe de délégation de la charge administrative afin de permettre aux entreprises de gagner en agilité opérationnelle et de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Auparavant, l’opportunité principale de l’externalisation des processus métiers était la réduction des coûts. Aujourd’hui, c’est également un nouveau moyen pour les entreprises d’intégrer de nouvelles technologies afin d’automatiser leurs flux de données et d’opérer leur transformation digitale.
Pourquoi externaliser ses processus métiers ?
Tri, contrôles de conformité, vérification de la complétude des données, numérisation, catégorisation, mise à disposition et envoi des dossiers… Grâce à une prise en charge adaptée, le BPO répond aux enjeux clés des entreprises :
- la recherche d’une meilleure performance,
- la diminution des coûts de production,
- l’optimisation de la flexibilité organisationnelle,
- le renforcement de la conformité.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la gestion externalisée de processus permet de structurer vos circuits de traitement de manière complète, fluide, et pilotée.
Solution BPO entreprise : quels processus métiers externaliser ?
Banques & SCPI
Immobilier & Bailleurs sociaux
Établissements & services de santé
Ressources Humaines
Gestion administrative
- Dossiers de crédits
- Offres de prêts et ouvertures de comptes
- Dossiers clients et courriers adhérents
- Avis d’échéance, et opérations d’après-vente
- Souscriptions SCPI
- Intégration automatisée dans les outils métiers (banque en ligne, extranets…)
- Dossiers locataires complets
- Enquêtes SLS / OPS
- Demandes de logements
- Dossiers de sinistres
- Avis d’échéance et relances
- Dématérialisation des dossiers de souscription
Hôpitaux et cabinets
- Dossiers d’admission ou de prise en charge
- Factures et télétransmission aux organismes payeurs
- Factures fournisseurs
Médecine du travail
- Documents contractuels
- Dossiers de suivi médical des salariés
- Pièces justificatives (certificats, convocations, etc.)
- Fiches d’aptitude et documents de liaison RH/médecin
- Convocations, relances, suivi des réponses
- Transmission multicanale : courrier, email, portails internes
- Bulletins de paie
- Notes de frais
- Dossiers salariés (constitution, suivi, mise à jour)
- Numérisation, indexation, intégration dans vos SI RH
- Factures fournisseurs et clients
- Bons de commande, devis et accusés de réception
- Courriers entrants ou sortants (papier et numérique)
- Dossiers de suivi client ou usager
- Traitement des réclamations ou demandes administratives
Consultez nos offres pour le traitement de vos documents administratifs
Xelians vous accompagne
Comment Xelians déploie sa solution d'externalisation de processus métiers ?
Capture multicanale des flux physiques et numériques
Capture multicanale des flux physiques et numériques
Numérisation intelligente
Numérisation intelligente
- Numérisation des flux physiques selon les besoins : standard ou à valeur probatoire (conforme NF Z 42-026)
- Récupération des pièces numériques (Mails, formulaires, etc.)
- Indexation par traitement automatique (LAD/RAD/OCR/IA/IDP)
Traitement automatique des flux
Traitement automatique des flux
- Traitement via une technologie IDP (Intelligente Document Processing),
- Vidéocodage,
- Contrôle qualitatifs et quantitatifs des copies numériques.
Contrôle des dossiers / documents
Contrôle des dossiers / documents
- Vérification de la conformité réglementaire.
- Contrôle de cohérence des informations (noms, références, dates).
- Analyse de la complétude des dossiers.
- Relances auprès des correspondants en cas d’anomalie.
- Réponse aux emails, courrier, appels, SMS.
Intégration à vos outils métiers
Intégration à vos outils métiers
Deux possibilités :
- Intégration dans votre SI métier.
- Centralisation dans la solution GED de votre choix.
Archivage des originaux, restitution et reporting
Archivage des originaux, restitution et reporting
- Documents numériques : archivage numérique dans un SAE certifié (NF Z42-013) ou une solution de votre choix.
- Documents physiques : conservation dans l’un de nos 29 sites en France ou restitution. (Reconditionnement ou destruction selon vos consignes)
L’outsourcing BPO par Xelians : des experts métiers pluridisciplinaires à votre disposition
Chez Xelians, notre expertise ne repose pas uniquement sur la technologie.
Nos opérateurs sont au cœur du dispositif : formés aux spécificités métiers, ils maîtrisent les processus administratifs complexes et apportent une véritable valeur humaine à chaque étape.
Ils vérifient la complétude des dossiers, détectent les anomalies, appliquent les règles métiers spécifiques à chaque client et assurent un traitement rigoureux, rapide et conforme.
Leur implication garantit la qualité, la fiabilité et l’agilité de chaque opération.
Traitement BPO des flux documentaires
Ils nous font confiance
Pourquoi choisir Xelians comme prestataire BPO ?
Maîtrise & Engagement
- Capitalisation du savoir-faire : Grâce à un turnover très faible, nos équipes montent en compétence en continu, garantissant le succès de votre outsourcing BPO
- Implication opérationnelle : Imprégnées de votre culture et de vos enjeux, nos équipes agissent comme une extension des vôtres, assurant un accompagnement constant et proactif.
Agilité multisectorielle
- Traitement de flux complexes : Nos experts interviennent sur des processus métiers exigeants : pilotage de dossiers techniques aéronautiques, gestion des flottes de véhicules en location (clés, cartes grises), conduite d’enquêtes réglementaires (SLS/OPS), etc.
- Processus modulables : Nos équipes s’adaptent à vos écosystèmes et s’alignent sur vos outils, vos flux et vos priorités stratégiques.
Agilité technologique
- Pilotage : Notre plateforme BPO Insight, développée en interne, permet de superviser, piloter et ajuster chaque prestation avec une réactivité immédiate.
- Supervision personnalisable : Vous bénéficiez d’une vision claire de vos flux d’informations, avec des indicateurs métiers sur-mesure, des alertes ciblées et un monitoring précis des volumes et des anomalies.
- Flexibilité native : Notre solution évolue selon vos contraintes métier, grâce à une R&D exclusivement dédiée à notre prestation BPO
Xelians BPO Insight : l’espace de supervision qui relie vos équipes aux experts BPO Xelians
Fruit du savoir-faire technique de Xelians, cette solution SaaS sécurisée vous permet de suivre l’avancement de vos prestations, de valider les livrables et d’accéder à vos documents numérisés en toute confiance.
Pensé pour offrir transparence et efficacité, il vous donne une vision claire et continue à chaque étape des processus documentaires.
L’IDP : une technologie de pointe au service de l'outsourcing BPO
Chez Xelians, l’Intelligent Document Processing (IDP) est une technologie clé intégrée à nos prestations BPO. Elle agit comme un véritable moteur intelligent capable de comprendre, extraire et structurer automatiquement les données contenues dans vos documents.
Grâce à elle, nous traitons chaque jour des volumes massifs avec rapidité, fiabilité et régularité, sans compromis sur la qualité.
Ainsi bénéficiez d’une gestion documentaire à l’échelle industrielle, sans erreur de saisie, sans rupture de flux, avec une traçabilité complète de bout en bout.
Les bénéfices
Gain de temps
- Faire face aux pics d’activité de votre entreprise
- Optimiser la gestion de vos flux entrants
- Vous décharger d’une partie de vos tâches récurrentes
Travail collaboratif optimisé
- Gain de souplesse et agilité dans vos procédures internes
- Chaque collaborateur a accès aux dossiers qui lui sont destinés, grâce à la mise en place de workflow
Optimisation de la performance
- Engagement de résultat
- Gain de productivité dans toute votre chaîne de traitement
Sécurité des données
- Respect des exigences réglementaires sectorielles
- Suivi de bout en bout des flux et actions
- Hébergement sécurisé en France
L’activité BPO de Xelians en quelques chiffres
+100
experts BPO mobilisés
15,8 M
de fichiers collectés par API
+ 850 000
emails entrants traités
+ 120 000
images transmises quotidiennement
Pour aller + loin
La FAQ
Comment le BPO permet-il d’absorber les pics d’activité sans recruter ?
Le BPO, ou externalisation des processus métiers, permet de confier tout ou partie des flux documentaires et administratifs à un prestataire déjà structuré pour traiter des volumes importants.
En cas de pic d’activité, campagne réglementaire, hausse saisonnière des demandes, opération ponctuelle ou retard de traitement, l’entreprise peut s’appuyer sur des équipes, des outils et des processus opérationnels, sans recruter ni mobiliser davantage ses ressources internes.
Cette organisation apporte plus de souplesse : les volumes traités peuvent être ajustés selon les besoins, tout en maintenant un niveau constant de qualité, de traçabilité et de continuité de service.
Le BPO est-il compatible avec les outils métiers déjà
utilisés par l’entreprise ?
Oui. Une prestation de BPO outsourcing peut être organisée pour s’intégrer aux outils déjà utilisés par l’entreprise : logiciel métier, GED, ERP, CRM, portail interne ou système d’archivage.
L’objectif n’est pas de remplacer l’environnement existant, mais de connecter le processus externalisé au système d’information en place. Les documents et données traités peuvent ainsi être restitués dans les outils habituels, selon les formats, flux et règles définis au démarrage du projet.
Cette compatibilité dépend notamment du périmètre fonctionnel, des formats attendus, des interfaces disponibles et des exigences de sécurité du SI.
Quels indicateurs suivre pour mesurer la performance
d’un processus métier externalisé ?
La performance d’un processus métier externalisé se mesure à l’aide d’indicateurs opérationnels, qualitatifs et contractuels.
Les principaux KPI à suivre sont les volumes traités, les délais de traitement, le taux de conformité, le taux d’anomalies, le respect des engagements de service SLA, le nombre de dossiers en attente, les temps de réponse et la qualité des données restituées.
Ces indicateurs permettent de piloter la prestation BPO, d’identifier les points de friction et d’ajuster les ressources ou les règles de traitement si nécessaire.
Les forces de Xelians