Orange : Comment préserver un patrimoine d‘entreprise ?

Sur un projet patrimonial, tout se joue d’abord sur le socle : un périmètre clair, une donnée propre, et des règles partagées. Xelians est intervenu dès le départ pour cadrer le terrain et rendre la collection traitable.

Pour ce faire, les experts conseil ont :

• Réalisé une cartographie des salles de stockage pour matérialiser le périmètre, qualifier les volumes, analyser les modes de conservation et les conditions de sécurité.

• Construit un référentiel des objets à partir du fichier initial d’Orange, pour obtenir une base complète et exploitable : remise au bon format, catégorisation des objets et ajout de champs de contrôle (dimensions, conformité image, état de conservation) avec les anomalies associées.

• Rédigé les modes opératoires à appliquer lors du traitement, afin de sécuriser les décisions : gestion des anomalies et des doublons, qualification de l’état des objets et actions associées (restauration, destruction, nettoyage…), traitement du vrac, règles de prise de vue (pour les photos manquantes, inexploitables, etc.), et identification et intégration des objets prêtés dans le flux.

• Conçu un outil de traitement pour industrialiser la fiabilisation des données : injection des bases de données « photo » et fichier XLS, visualisation, confirmation/ complétion/ modification, puis export des données en vue du versement dans l’outil cible.

Orange a choisi de déléguer les opérations de traitement physique de ses objets patrimoniaux aux experts archivistes de Xelians. Cette phase comprend :

• L’extraction et le récolement des objets stockés dans les différentes zones, afin de les identifier, de vérifier leur état et de confirmer leur rattachement au référentiel.

• Le tri des objets en vrac, en distinguant les objets à conserver, à donner ou à détruire, selon les règles définies avec Orange.

• L’étiquetage des objets avec un code-barres Xelians, apposé directement sur l’objet ou sur un support adapté à son format (porte-étiquette, pochette ou enveloppe). Cette identification unique permet de suivre chaque objet tout au long du traitement et de vérifier sa correspondance avec le référentiel Orange, notamment grâce aux photos disponibles.

• Le complément des données du référentiel, grâce au relevé des dimensions, du poids, de l’état de conservation et des éventuelles anomalies.

• La réalisation des prises de vues nécessaires, afin que chaque objet dispose d’au moins une photo exploitable. Les clichés, de qualité professionnelle ont été réalisés afin d’être optimisés pour un futur versement dans X-AM et mis à disposition d’Orange.

• La préparation et le conditionnement des objets, avec des fournitures adaptées à leur format et leur fragilité, avant isolement dans une zone dédiée en attente de chargement.

Orange a choisi de confier la conservation de ses collections patrimoniales à Xelians, au sein d’un centre sécurisé et spécialement organisé pour préserver des objets sensibles dans la durée.

Les objets sont pris en charge par un transporteur spécialisé, partenaire de Xelians, afin d’assurer leur conditionnement et leur acheminement vers le centre de conservation choisi. Le transfert repose sur un dispositif sécurisé avec :

• Bordereau de prise en charge,
• Contrôle contradictoire via les codes-barres,
• Transport dédié sans rupture de charge,
• Pose d’un scellé sur les portes du camion.

À réception, les équipes Xelians réalisent un contrôle quantitatif et qualitatif des objets reçus, avant leur entrée en stock et l’intégration des données dans le système.

Les centres Xelians sont implantés et aménagés selon des critères stricts de conservation, afin de limiter les risques environnementaux pouvant altérer les collections : absence d’exposition aux risques d’affaissement ou d’inondation, éloignement des zones industrielles ou polluées.

Les collections Orange sont ensuite conservées dans une zone dédiée, grillagée et accessible uniquement par badge, au sein d’un site clos, équipé de dispositifs de contrôle d’accès, d’alarmes anti-intrusion et de détection incendie. Les espaces de conservation sont également conçus pour protéger les objets contre l’humidité, la lumière, les parasites et les écarts de température.

Orange a choisi le Système d’Archivage Électronique (SAE), certifié NF Z42-013, Xelians Archives Management (X-AM), comme socle unique pour gérer son patrimoine numérique et physique. Il garantit la pérennité, l’intégrité et la traçabilité des archives, dans un environnement souverain et robuste.

Orange inaugure l’usage de X-AM pour les archives patrimoniales : un point unique pour conserver photos et métadonnées et piloter les accès via des demandes soumises à validation.

Pour accompagner ces nouveaux usages (consultation, prêts, accès partenaires) et simplifier le quotidien, X-AM a fait l’objet d’évolutions ciblées :

• Gestion des objets physiques : mise en place de processus communs pour retrouver un objet et sa photo, gérer les demandes de prêt, les réintégrations et préparer les versements à venir, sur une base pérenne et industrialisable.

• Communication / demandes encadrées : évolution du workflow avec une validation optionnelle et la possibilité d’associer des documents aux bordereaux de communication.

• Repérage immédiat du patrimoine “commandable” : création d’un nouvel “objet” X-AM pour identifier rapidement les archives patrimoniales pouvant faire l’objet d’une demande (consultation / prêt) dans les listes.

Enfin, X-AM permet une ouverture contrôlée aux organisations en lien avec Orange (musées, expositions, etc.) : elles peuvent déposer une demande de prêt des objets via X-AM, sous validation d’Orange, dans un processus qui sécurise le prêt et la mise à disposition.