Analyse de vos outils, compréhension de vos contraintes comptables et identification des points de vigilance.
Respect strict des exigences fiscales et réglementaires avec un pilotage de l’ensemble de la chaîne documentaire.
Dématérialisation des factures
Réussir sa mise en conformité et structurer ses processus métiers
Tout savoir sur l'expertise
Dématérialisation des factures : une chaîne conforme, fluide et intégrée à votre SI
Dès 2026, la facturation électronique impose un nouveau standard : des flux plus structurés, des contrôles renforcés, une traçabilité complète. Pour beaucoup d’organisations, le risque n’est pas la réforme en elle-même, mais ce qu’elle révèle : parcours de traitement peu harmonisés, validations lentes, données dispersées, conservation fragile.
L’enjeu est clair : mettre en conformité sans alourdir vos équipes, tout en structurant un processus robuste, automatisé et interopérable avec votre SI.
C’est exactement le type de projet qui se gagne avec une approche de bout en bout du traitement au pilotage, jusqu’à l’archivage probant.
Xelians vous accompagne
L’expertise Xelians, un levier de réussite
Avec Xelians, vous bénéficiez d’un accompagnement complet, de l’audit initial à la mise en production.
Intégrateur GED depuis plus de 25 ans, nous sommes partenaire Platinum DocuWare. Nous déployons des projets à forte valeur ajoutée, tous secteurs confondus, en combinant maîtrise produit et excellence d’intégration.
Notre pôle technique réunit une triple expertise : produit, intégration, architectures GED & archivage électronique, afin de rester votre référent unique.
Grâce à un support de niveaux 1 et 2, vous profitez d’un accompagnement continu, au meilleur niveau de service.
Nous intervenons à chaque étape clé pour transformer une obligation légale en projet structurant et maîtrisé :
Audit de vos flux existants
Audit de vos flux existants
Modélisation de vos workflows
Modélisation de vos workflows
Conception d’un circuit de traitement adapté à votre organisation et à vos enjeux métiers.
Paramétrage et intégration technique
Paramétrage et intégration technique
Interconnexion fluide avec votre ERP, CRM et l’ensemble de votre système d’information.
Conduite du changement
Conduite du changement
Accompagnement opérationnel, formation de vos équipes et support durable.
Archivage électronique
Archivage électronique
Conservation dans un environnement certifié et conforme aux normes d’archivage
Des fonctionnalités avancées pour une gestion fluide
Capture et traitementintelligent des factures
Automatisation& workflows de validation
Pilotage et visibilitéen temps réel
Intégration avecvotre système d’information
- Capture multicanale : factures électroniques, PDF, EDI, emails, scan
- Lecture automatique des documents (OCR)
- Extraction automatisée et indexation des données clés : articles, sous-totaux, montants, TVA, échéances, etc.
- Reconnaissance automatique des fournisseurs
- Contrôle de complétude des dossiers sans intervention manuelle
- Détection automatique des doublons et anomalies
- Circuits de validation personnalisables
- Rapprochement facture / bon de commande ou personnalisé (bon de livraison ou de réception)
- Gestion des statuts et du suivi des documents
- Notifications automatiques et relances
- Visibilité en temps réel sur l’avancement des traitements
- Tableaux de bord personnalisables
- Recherche multicritère rapide
- Accès sécurisé aux documents à distance
- Historique des actions et traçabilité complète
- Intégration native avec vos ERP et logiciels comptables
- Synchronisation automatique des référentiels fournisseurs
- Export comptable automatisé : écritures, imputations analytiques
- Connexion aux outils métiers : CRM, achats, trésorerie
Une solution d’archivage électronique certifiée
Si la réforme n’impose pas un archivage certifié, elle exige cependant une conservation électronique des factures pendant dix ans. Cette nuance est cruciale. Nombre d’acteurs se contentent de proposer un simple stockage en ligne. Or, un tel dispositif ne garantit ni la valeur probante, ni la pérennité, ni la traçabilité requise dans le cadre d’un contrôle.
C’est précisément pour répondre à cet enjeu de conformité que Xelians propose Xelians Archives Management, un SAE sécurisé conforme à la norme NF Z42-013.
Vous garantissez :
- L’intégrité des documents dans le temps
- La traçabilité complète des accès et des actions
- L’application stricte des durées légales de conservation
- La production d’une preuve fiable en cas de contrôle fiscal ou de contentieux
Vous passez d’une logique de stockage à une véritable stratégie de sécurisation documentaire.
L’expertise Xelians, un levier de réussite
Pour une chaine complète de conformité, Xelians forme un tryptique gagnant avec ses partenaires DocuWare et Docoon.
- Dématérialisation et GED via DocuWare ;
- Transmission réglementaire via Docoon (PA) ;
- Archivage probant avec Xelians Archives Management.
Cette alliance vous garantit une chaîne de traitement fiable et conforme, où chaque acteur intervient sur son cœur d’expertise.
Xelians orchestre l’ensemble pour vous offrir une mise en conformité fluide, sécurisée et maîtrisée.
Xelians s’appuie sur la solution GED DocuWare, plateforme agréée (PA) dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, pour structurer et automatiser l’ensemble de vos flux.
En tant que partenaire Platinum, le plus haut niveau de certification de l’éditeur, nous maîtrisons parfaitement l’intégration et l’optimisation de la solution au sein de votre système d’information.
Vous bénéficiez ainsi d’une plateforme reconnue par l’État, déployée par des experts certifiés, capable de conjuguer conformité réglementaire, performance opérationnelle et interopérabilité.
Découvrir DocuWare
Pour répondre aux exigences de la réforme 2026, Xelians s’appuie sur un partenariat stratégique avec Docoon, acteur reconnu de la dématérialisation et plateforme agréée (PA) pour la transmission réglementaire des factures vers l’administration fiscale.
Avec Docoon, vous sécurisez la brique “conformité réglementaire” de votre dispositif : les flux de facturation sont transmis dans le cadre attendu, avec une traçabilité et une continuité de service adaptées à un usage industriel.
Résultat : vous mettez en place une chaîne fiable, capable d’absorber les volumes, de limiter les erreurs et de réduire les risques de non-conformité.
Découvrir Docoon
Les bénéfices concrets de la dématérialisation des factures
Conformité maîtrisée
Automatisation
Réduction des tâches manuelles, accélération des circuits de validation et fiabilisation des traitements.
Sécurité des données
Protection renforcée des informations sensibles grâce à un SAE sécurisé, une traçabilité complète.
Performance opérationnelle
Intégration fluide avec vos ERP et outils métiers, pilotage en temps réel et optimisation durable de vos ressources.
La réforme 2026 agit comme un catalyseur. Elle impose de revoir les pratiques, mais elle ouvre aussi la voie à une meilleure gestion documentaire, à des flux structurés et à une traçabilité accrue. Xelians vous aide à transformer cette obligation en véritable levier de performance.
Vous souhaitez anticiper la réforme de la facturation électronique ?
Discutons de votre projet d’archivage et de dématérialisation :
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La FAQ
Dois-je revoir tout mon processus de facturation avec la réforme de la facturation électronique ?
La réforme de la facturation électronique impose de nouvelles règles pour l’émission, la réception et la transmission des factures via une Plateforme Agréée.
En revanche, elle ne signifie pas nécessairement qu’il faut reconstruire l’ensemble de votre processus de facturation.
L’enjeu est plutôt d’adapter vos circuits existants pour intégrer les nouveaux flux électroniques dans votre organisation : contrôle des données, rapprochement avec les commandes, validation métier, gestion des litiges, suivi comptable et archivage électronique.
Les processus internes peuvent donc être conservés, à condition d’être fiabilisés, automatisés et connectés aux nouvelles obligations réglementaires.
Une GED permet de faire le lien entre la Plateforme Agréée, l’ERP comptable et les équipes métiers.
Elle centralise les factures, orchestre les workflows de validation, trace les actions réalisées et sécurise les pièces justificatives. Cette approche permet de transformer la réforme de la facturation électronique en opportunité d’optimisation, sans repartir de zéro.
Pourquoi l’archivage électronique doit-il être pensé dès le début d’un projet facture ?
La réforme de la facturation électronique ne supprime pas l’obligation de conserver les factures dans des conditions garantissant leur intégrité, leur lisibilité et leur traçabilité. Une Plateforme Agréée assure la transmission réglementaire, mais l’entreprise reste responsable de la conservation de ses documents fiscaux et comptables.
L’archivage électronique permet de sécuriser les factures sur toute leur durée de conservation, en préservant leur valeur probante. Il ne doit pas être confondu avec un simple stockage dans une GED, un ERP ou un dossier partagé. Pour une chaîne facture complète, l’archivage électronique doit être pensé dès la conception du processus de dématérialisation.
Xelians positionne notamment sa solution Xelians Archives Management comme une solution d’archivage probant pour les flux de factures électroniques et les plateformes de dématérialisation.
Comment éviter les ruptures entre Plateforme Agréée, GED et archivage électronique ?
Pour éviter les ruptures, il faut penser la dématérialisation des factures comme une chaîne complète, et non comme une succession d’outils indépendants. La Plateforme Agréée assure les échanges réglementaires, la GED pilote le traitement interne des factures et l’archivage électronique garantit leur conservation probante.
L’enjeu est de connecter ces briques pour garantir la continuité des données, des statuts, des justificatifs et des preuves. Une approche intégrée permet de limiter les ressaisies, d’éviter les pertes d’information et de sécuriser chaque étape : réception, validation, comptabilisation, transmission et archivage.
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