Rappelez-nous
Près de 49% des entreprises conservent encore leurs archives papier dans des caissons, tiroirs ou même en cave, les exposant à l’humidité, aux moisissures et aux nuisibles.
Pourtant, la conservation des archives papiers et documents physiques est un enjeu majeur pour les entreprises privées comme pour les administrations publiques.
Le volume croissant de dossiers (archives intermédiaires, dossiers vivants, sauvegardes sensibles, …) entraîne un manque d’espace et complique le respect des durées légales de conservation.
Sans infrastructures adaptées, les risques de perte, de non-conformité et d’atteinte à la traçabilité documentaire augmentent.
Xelians, leader français de l’archivage physique depuis plus de 45 ans vous propose une solution complète d’externalisation adaptée à tous vos types d’archives.
Les archives physiques désignent l’ensemble des documents produits ou reçus par une organisation, quel que soit leur support matériel (papier, CD, bandes magnétiques, disques durs).
Elles incluent les archives papier à conserver selon une durée légale précise, qu’elles soient intermédiaires ou définitives.
Pour répondre aux enjeux de conservation sécurisée et de traçabilité documentaire, l’externalisation de l’archivage dans un centre certifié NF Z40-350 garantit un stockage adapté, un accès rapide aux documents et, en fin de cycle, leur destruction certifiée.
Nous accompagnons les administrations, collectivités territoriales et établissements publics dans la gestion réglementaire et patrimoniale de leurs archives.
Nos solutions répondent aux enjeux de souveraineté et de conservation à long terme.
Nous aidons les entreprises à transformer leurs contraintes documentaires en levier de performance.
Optimisation de l’espace, rationalisation des coûts et accès sécurisé aux informations stratégiques.
Avec 29 sites de conservation répartis sur tout le territoire, dont 26 agréés par la Préfecture des Hauts-de-Seine pour la conservation et la gestion des archives publiques courantes, intermédiaires et définitives, Xelians vous offre une couverture nationale et sécurisée pour la gestion de vos archives.
| Type de document | Délai de conservation selon le document |
| Documents civils et commerciaux (Contrats signés, police d’assurance, …) |
De 2 à 30 ans |
| Documents fiscaux (Impôts, taxes, CVAE, …) |
6 à 10 ans (en cas d’activité occulte de l’entreprise) |
| Documents sociaux (Statuts, registres, compte annuel, …) |
Des 3 derniers exercices à 10 ans |
| Document de gestion du personnel (Contrats de travail, bulletins de paie, registre unique du personnel, …) |
De 1 à 5 ans |
| Archives médicales (Dossiers médicaux publics, privés, partagés, …) |
De 10 à 20 ans |
Pour aller plus loin, découvrez notre guide des durées légales de conservation.
Externalisez tous vos types d’archives et libérez vos espaces de travail.
Diminuez vos charges immobilières grâce à l’archivage sécurisé.
Accédez rapidement à vos documents grâce à l’indexation et la traçabilité.
Conservez vos archives en France, dans des sites certifiés NF Z40-350.
Ces archives regroupent les documents qui ne sont plus d’usage courant mais qui doivent être conservés pendant une durée légale limitée (pièces comptables, documents commerciaux, dossiers administratifs, etc.)
Nous assurons la conservation de vos archives dans des centres d’archivage sécurisés, avec une consultation possible à tout moment en version physique ou numérique.
Il s’agit des dossiers actifs et non clôturés, tels que les dossiers clients, RH, juridiques ou contentieux, nécessitant un accès fréquent.
Nous mettons à disposition des organisations publiques et privées des sites équipés de systèmes de traçabilité et d’indexation pour garantir un accès rapide et sécurisé à vos documents.
Nos salles de consultation sont dédiées et avec une sécurité renforcée, accessibles uniquement au personnel habilité.
Ces archives concernent des documents critiques ou stratégiques, dont la perte ou la diffusion pourrait avoir de graves conséquences pour une entreprise ou une institution publique : brevets, données financières, contrats stratégiques, documents de santé, …
Nous proposons des dispositifs de sécurité renforcée et une destruction certifiée en fin de cycle, quel que soit le support concerné (papier, CD, microfiches).
Au-delà de ces catégories classiques, certaines organisations doivent aussi conserver des fonds patrimoniaux et historiques, composés de supports variés et souvent uniques.
Les archives historiques et patrimoniales regroupent l’ensemble des documents et objets conservés sans limitation de durée afin de préserver la mémoire de l’entreprise ou de l’administration publique.
Elles peuvent inclure, par exemple, des collections de vêtements, des échantillons et prototypes, des machines, du matériel de communication, des fonds d’ouvrages, ainsi que des supports photographiques et audiovisuels.
La conservation de ces archives nécessite des solutions sur mesure, prenant en compte des paramètres essentiels tels que la température, l’exposition à la lumière, la sécurité et confidentialité. Une gestion rigoureuse garantit leur préservation optimale et leur mise en valeur à long terme.
Nous préservons vos archives audiovisuelles – cassettes vidéo (VHS, Betacam…), supports électroniques (CD, DVD, microfilms) et supports filmiques (pellicules 16mm, 35mm) – dans des conditions adaptées pour garantir leur conservation durable.
Nous sécurisons vos sauvegardes informatiques (LTO, disques durs) en les externalisant dans des centres de conservation conformes aux normes, afin de réduire les risques de perte de données et d’assurer une traçabilité complète.
Nous assurons la conservation de vos fonds patrimoniaux et historiques : documents papier ou électroniques, manuscrits, bibliothèques, collections de vêtements, prototypes, machines, archives de presse ou supports de communication.
Nos solutions garantissent la préservation à long terme et la mise en valeur de votre patrimoine documentaire.
Avec nos chefs de projet.
Conception de votre politique d’archivage.
Définition des conditions de conservation de vos documents et autres supports.
De tri, classement, échantillonnage, ou encore préparation à la numérisation par nos archivistes techniciens.
Chefferie de projets, logistique, accompagnement, points de cadrage, destruction, etc.
Inventaire, cartographie, récolement, analyse de fonds, indexation, projet de déménagement ou réaménagement de locaux.
Xelians peut mettre à votre disposition son équipe d’archivistes pour des missions de tri d’archives, indexation (inventaire depuis l’outil de gestion) et mise en conteneurs.
Xelians prendra directement en charge les conteneurs.
Nos conditions de transfert logistique sont ainsi adaptées à la nature de votre patrimoine.
Suite à l’arrivée des conteneurs sur le site de conservation, ceux-ci munis d’un code-barres, sont stockés dans l’environnement convenu avec vous.
La traçabilité des conteneurs est assurée par des contrôles réalisés par Xelians sur son site de conservation.
Nos conditions de conservation sont optimales.
La température et l’hygrométrie y sont strictement contrôlées.
De plus, nos salles disposent d’un niveau de sécurité optimum : détection anti-intrusion, surveillance vidéo 24h/24.
L’archivage physique, aussi appelé archivage papier, consiste à confier la conservation, la gestion et la mise à disposition de documents originaux à un prestataire d’archivage spécialisé.
Il permet de sécuriser les archives papier tout au long de leur cycle de vie, tout en garantissant leur accessibilité, leur traçabilité et leur bonne conservation.
Externaliser l’archivage physique des documents papier permet de libérer de l’espace dans les locaux, de sécuriser les archives et de simplifier leur recherche au quotidien.
Les documents sont protégés contre les principaux risques : perte, dégradation, incendie, humidité ou accès non autorisé. Grâce à un inventaire structuré et à une gestion tracée, les archives restent localisables, accessibles et pilotées tout au long de leur durée de conservation.
Xelians, prestataire d’archivage depuis 50 ans, conserve les archives papier dans des sites dédiés, sécurisés et adaptés à la conservation documentaire. Certifiés NF Z40-350, nos centres d’archivage répondent aux exigences de l’archivage physique professionnel.
Les dispositifs de sécurité incluent notamment le contrôle des accès, la détection incendie, la surveillance des conditions de conservation, dont l’hygrométrie, ainsi que la traçabilité des mouvements et des consultations.
Ces mesures contribuent à préserver l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des documents archivés.
Oui. Un document conservé en archivage physique peut être consulté rapidement selon plusieurs modalités d’accès : livraison physique, numérisation à la demande (Demat-On-Demand) ou consultation sur site dans une salle dédiée.
Cette organisation permet d’accéder aux documents utiles tout en conservant la traçabilité des demandes, la sécurité des archives et le respect des règles de confidentialité.
Les forces de Xelians
